ChatGPT en soins à domicile : notes de visite, rapports et proches, sans nom de client

Les soins à domicile produisent beaucoup d'écrits, souvent tapés entre deux visites : notes de visite, rapports au médecin traitant, nouvelles aux proches. Cette page montre comment les confier à ChatGPT, Claude ou Copilot sans le nom ni l'adresse du client, avec Maijin Shield, et comment équiper le service ; la méthode à la main est décrite dans le guide de l'IA en EMS et soins à domicile.

À quoi sert l'IA en soins à domicile : visites, médecin traitant, proches

En soins à domicile, l'IA sert surtout à mettre au propre ce qui a été noté vite : notes de visite pour la relève, rapport au médecin traitant, courrier ou e-mail aux proches aidants. Pour ces tâches, elle a besoin des observations et des décisions, pas de savoir qui est le client ni où il habite.

Notes de visite

Notes tapées sur la tablette, avec leurs abréviations, à transformer en transmission lisible pour la tournée suivante.

Médecin traitant

Un rapport court et factuel : observations, soins faits, points à signaler.

Proches

Un courrier ou un e-mail aux proches aidants, au ton clair, avec les informations que l'équipe a décidé de partager.

Même logique pour un rapport d'incident à domicile ou la synthèse rédigée après une évaluation des besoins (RAI-HC) : retirez l'identité, gardez les faits. La liste des écrits est dans le guide.

Adresse, clés, proches, voisins : ce qui est propre au domicile

Un écrit rédigé à domicile contient souvent ce qui mène jusqu'à la personne : son adresse, le code de la boîte à clés, l'étage, les proches aidants, un voisin qui a un double de la clé, le médecin traitant, le numéro d'assuré. Maijin Shield en repère une partie ; les codes et les accès sont à retirer vous-même.

Repéré par des règles fixes : les adresses écrites avec un numéro et un type de voie (« rue des Essais 7, 1530 Payerne »), la localité seule quand le NPA ou la liste officielle des localités la confirme (« domiciliée à Payerne »), les noms précédés d'une civilité ou d'un prénom courant (proches, voisin, médecin), les téléphones suisses, les dates complètes, le numéro de carte d'assuré (20 chiffres commençant par 80756) et les numéros annoncés (« N° d'assuré : … », « N° client … »).

Selon l'IA d'analyse, à vérifier dans l'aperçu : le nom du service ou du CMS, les diagnostics et médicaments, la tension et les autres mesures, l'aide sociale, la religion.

À vous : le code de la boîte à clés ou de la porte (« code 4721 », « Code d'accès : 4721 », « Digicode 4721B » restent en clair), l'étage, « le voisin », les habitudes, l'âge, les dates sans année. Le plus simple est de ne pas recopier les codes ; sinon, sélectionnez-les dans l'aperçu.

Un planning de tournées (adresses, horaires, codes) n'a en général pas sa place dans une IA de rédaction. Le détail de ce qui identifie une personne sans son nom est dans ce qui identifie une personne sans son nom ; pour un diagnostic, voir garder ou masquer le diagnostic.

Comment Maijin Shield s'insère dans une journée de tournée

On colle les notes ou on dépose le document, on relit l'aperçu, on donne à l'IA la version aux étiquettes, puis on lui reprend sa réponse pour retrouver les vraies valeurs. Rien à installer : tout se fait dans le navigateur, ou par e-mail.

1. Coller les notes (la mise en forme est gardée) ou déposer un document Word, Excel, PowerPoint, PDF ou XML ; un PDF entièrement scanné est refusé. Voir la méthode pour anonymiser un document Word ou PDF avant ChatGPT.
2. Relire l'aperçu. Chaque donnée surlignée montre son étiquette ; un clic la laisse en clair ou change son type ; sélectionner un mot oublié (un code, un surnom) le masque partout.
3. Copier le texte ou télécharger le document (mise en page conservée) et le donner à ChatGPT, Claude ou Copilot avec une consigne qui garde les étiquettes.
4. Retrouver les vraies valeurs : coller la réponse de l'IA en texte, ou déposer le document qu'elle a rendu ; relire les accords (masculin, féminin, pluriel).

Plusieurs visites chez la même personne. Une même valeur garde la même étiquette dans tous vos documents : l'IA peut faire la synthèse de plusieurs notes et la restitution se fait d'un coup. Jusqu'à 20 fichiers d'un coup, puis « Tout anonymiser et télécharger (.zip) ».

Par e-mail, depuis la tournée. Une pièce jointe (jusqu'à 5) envoyée depuis l'adresse de son compte à son adresse de dépôt est anonymisée sans aperçu : un code de boîte à clés y resterait en clair. La réponse revient à cette adresse ; le document transite aussi par votre messagerie (voir plus bas).

Sans retour possible. Décocher « Pouvoir retrouver les vraies valeurs » donne une anonymisation définitive : aucune table conservée, étiquettes en lettres ([PERSONNE_A]) que la restitution ne reconnaît jamais.

Exemple fictif : des notes de visite deviennent un rapport au médecin traitant

Voici des notes de visite inventées, puis le texte qui part vers l'IA. Les étiquettes marquées d'un astérisque dépendent de l'IA d'analyse et se vérifient dans l'aperçu ; l'âge et le code de la boîte à clés restent en clair et sont à retirer à la main.

Personnes, service, adresse et numéros inventés ; la sortie exacte dépend du document et des réglages. Dans un compte, les numéros suivent le registre de l'équipe : une étiquette comme [PERSONNE_14] est normale.

Avant

Notes de visite du 03.11.2026, Soins à domicile Val-Clair, tournée du matin.

Mme Lucienne Berset, 88 ans, rue des Essais 7, 1530 Payerne. Clé dans la boîte à clés, code 4721. Carte d'assuré 80756 0123 4567 8901 2345.

Ulcère de la jambe gauche en amélioration, pansement refait. Tension 150/90. Se plaint de vertiges depuis l'introduction de l'amlodipine.

Sa fille, Corinne Berset (proche aidante, 079 555 18 64), passe le soir. Le voisin, M. Gilbert Rey, a un double de la clé.

À signaler au Dr Philippe Blaser, médecin traitant : vertiges et tension. Prochaine visite le 06.11.2026 par Sarah Monnier, infirmière. Lucienne souhaite rester à domicile.

Après (illustratif)

Notes de visite du [DATE_1], [ORGANISATION_1]*, tournée du matin.

Mme [PERSONNE_1], 88 ans, [ADRESSE_1]. Clé dans la boîte à clés, code 4721. Carte d'assuré [IDENTIFIANT_1].

[DIAGNOSTIC_1]* en amélioration, pansement refait. [DIAGNOSTIC_2]*. Se plaint de [DIAGNOSTIC_3]* depuis l'introduction de l'[DIAGNOSTIC_4]*.

Sa fille, [PERSONNE_2] (proche aidante, [TELEPHONE_1]), passe le soir. Le voisin, M. [PERSONNE_3], a un double de la clé.

À signaler au Dr [PERSONNE_4], médecin traitant : [DIAGNOSTIC_3]* et tension. Prochaine visite le [DATE_2] par [PERSONNE_5], infirmière. [PERSONNE_1_PRENOM] souhaite rester à domicile.

* Dépend de la détection par l'IA d'analyse : à vérifier dans l'aperçu. Avec le niveau Santé « L'essentiel », « Tension 150/90 » reste en clair.

Consigne à l'IA

Voici mes notes de visite à domicile, dont les données personnelles sont remplacées par des étiquettes entre crochets, comme [PERSONNE_1]. Rédige un rapport court et factuel au Dr [PERSONNE_4], médecin traitant : observations, soins faits, points à lui signaler. Ne pose aucun diagnostic et ne propose aucun traitement. Ne reprends rien sur l'accès au domicile. Conserve toutes les étiquettes telles quelles et n'invente aucune information.

Restitution

L'IA rend le rapport avec les mêmes étiquettes. Collé dans « Retrouver les vraies valeurs », il reprend les vrais noms, l'adresse et les dates. Relisez les faits et le ton avant l'envoi.

Ce qu'on y voit

• L'adresse complète, la carte d'assuré, le téléphone et les dates sont repérés par des règles.
• La fille, le voisin, le médecin et l'infirmière deviennent [PERSONNE_2] à [PERSONNE_5] ; « Lucienne » seule devient [PERSONNE_1_PRENOM]. Civilités et rôles (« Sa fille », « médecin traitant ») restent lisibles.
• « 88 ans » et « code 4721 » restent en clair : à supprimer des notes ou à sélectionner dans l'aperçu.

Essayer avec un document fictif, sans compte

Pour un autre cadre, voir l'exemple d'un rapport de chute en EMS.

Équiper le service en quatre étapes, du CMS à l'indépendante

Choisissez les écrits concernés et l'outil d'IA, réglez une fois les catégories à masquer, invitez les personnes qui rédigent, puis montrez la méthode sur un document fictif. Une infirmière indépendante fait la même chose seule. Les règles qui s'appliquent à votre service se vérifient avec votre conseiller·ère à la protection des données.

1. Décider par écrit quels écrits passent par l'IA, avec quel outil et quel compte, qui relit, et que les codes d'accès n'y figurent jamais. Partez du modèle de directive interne sur l'usage de l'IA (Word, gratuit, à adapter et à faire relire) ; les points à trancher sont listés dans les points à décider en équipe.
2. Régler le masquage. Dans les Paramètres, les administrateurs cochent les catégories (14, toutes cochées par défaut) et le niveau Santé, « Tout masquer » ou « L'essentiel » (mesures lisibles), pour tous les membres.
3. Inviter les membres par e-mail depuis les Paramètres ; l'offre et le quota de pages sont ceux de l'équipe. Les comptes s'ouvrent sur invitation, ou par l'équipe de Maijin lors de la mise en route.
4. Former l'équipe sur un document fictif et donner à chacun la checklist d'une page des données à ne pas mettre dans ChatGPT (PDF à imprimer ou à garder sur la tablette).

Chacun ne retrouve que les vraies valeurs de ses propres documents ; les administrateurs ne voient que le nom anonymisé des documents de leurs collègues.

Textes officiels sur l'IA et la protection des données

Cette page ne dit pas ce qui est permis ni ce qui est obligatoire pour un service de soins à domicile. Les pages officielles sont listées avec leur date ; pour savoir ce qu'elles impliquent pour votre service, adressez-vous à votre conseiller·ère à la protection des données, à votre juriste ou aux autorités de protection des données (liste d'adresses publiée par privatim).

Les données du client : ce qui part, ce qui est gardé

Maijin Shield remplace les données qu'il détecte par des étiquettes dans les documents Word, Excel, PowerPoint, PDF et XML et dans le texte collé, vous laisse corriger un aperçu, puis remet les vraies valeurs dans le document ou le texte rendu par l'IA. C'est de la pseudonymisation : avec la table, le texte peut toujours être rattaché à la personne.

• Ce qui part. Le texte du document part en clair à l'IA d'Infomaniak, hébergée en Suisse (zéro rétention et zéro entraînement selon Infomaniak), pour repérer ce qu'il faut masquer. L'IA que vous utilisez ensuite ne reçoit que la version aux étiquettes. Par e-mail, le document transite aussi par votre messagerie, à l'envoi comme au retour, et elle peut être hébergée hors de Suisse.
• Ce qui reste. La table de correspondance et la version anonymisée (à retélécharger depuis l'historique), chiffrées, 90 jours, effaçables à tout moment ; les sauvegardes les gardent chiffrées jusqu'à 14 jours de plus.
• Ce qui n'est jamais conservé. Le document d'origine.
• Essai sans compte. Le texte part aussi à l'IA d'Infomaniak : utilisez un document fictif. La table est gardée chiffrée, en mémoire seulement, jusqu'à 1 heure après le dernier document.

Limites. Les PDF entièrement scannés sont refusés ; les pages scannées et les images ne sont pas anonymisées. L'âge, les codes d'accès, l'étage et les habitudes ne sont pas des catégories. Des oublis et le recoupement restent possibles, d'où l'aperçu. L'outil ne remplace ni les règles de votre service, ni la relecture, ni un avis juridique. Voir aussi ce qui part, ce qui reste, combien de temps et les questions fréquentes sur Maijin Shield.

Essayer avec des notes fictives, puis demander une démonstration

Essayez sans compte avec des notes fictives courtes pour voir le résultat ; pour le service, demandez une démonstration : l'offre dépend du nombre de personnes de l'équipe.

Pas d'offre gratuite : l'essai sans compte montre le résultat sur un document court (environ 3 pages). Les offres vont de 10 000 à 40 000 pages par mois, dépôt par e-mail compris.

Essayer avec un document fictif, sans compteDemander une démonstration

Cette page donne des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour une situation précise, adressez-vous au conseiller ou à la conseillère à la protection des données de votre institution, ou à un·e juriste.