ChatGPT en EMS : l'IA pour le colloque, les familles et les rapports, sans nom de résident

Cette page montre comment confier PV, courriers aux proches et rapports à ChatGPT, Claude ou Copilot sans les noms des résidents, avec Maijin Shield, et comment le mettre en place dans l'équipe.

À quoi sert l'IA dans un EMS : colloque, familles, rapports

Dans un EMS, l'IA sert surtout aux écrits longs et répétitifs : mettre au propre un PV de colloque, préparer un courrier aux proches, structurer un rapport de chute ou d'incident. Pour ces tâches, elle a besoin des faits et des décisions, pas de savoir qui est le résident.

Pour un PV, l'IA suit qui fait quoi, car [PERSONNE_2] reste [PERSONNE_2] d'un bout à l'autre ; pour un courrier ou un rapport, elle a besoin de l'événement et des mesures, pas de l'identité. La liste des écrits courants est dans le guide de l'IA en EMS et soins à domicile.

Ce qu'il faut retirer avant d'envoyer un écrit à l'IA

Les noms du résident, des proches et des collègues, le numéro de chambre, les dates complètes, les téléphones et e-mails, et en général les diagnostics, traitements et mesures de curatelle. Ce qui fait reconnaître un résident sans son nom (âge très élevé, commune, parcours rare) se généralise à la main.

Repéré par des règles fixes : les noms précédés d'une civilité ou d'un prénom courant, « chambre » suivi de 2 à 4 chiffres, les dates complètes, les téléphones suisses, les e-mails, les numéros AVS et IBAN. À vérifier dans l'aperçu (cela dépend de l'IA d'analyse) : le nom de l'EMS ou de l'unité, les diagnostics, les médicaments, la curatelle, la religion.

Restent à vous : l'âge (« 91 ans » reste en clair), les dates sans année, les codes d'accès, un parcours rare. Le détail est dans ce qui identifie un résident sans son nom ; pour un diagnostic, voir garder ou masquer le diagnostic.

Comment Maijin Shield s'insère dans le travail de l'équipe

On dépose le document ou on colle le texte, on relit l'aperçu, on donne à l'IA la version aux étiquettes, puis on dépose sa réponse pour retrouver les vraies valeurs.

1. Déposer le document ou coller le texte (un e-mail, un passage du dossier). Un PDF doit contenir du texte : un PDF entièrement scanné est refusé. Voir la méthode pour anonymiser un document Word ou PDF avant ChatGPT.
2. Relire l'aperçu. Chaque donnée surlignée montre l'étiquette prévue ; un clic la laisse en clair ou change son type ; sélectionner un mot oublié le masque partout.
3. Télécharger le même document, mise en page conservée, nom du fichier anonymisé aussi.
4. Le donner à ChatGPT, Claude ou Copilot avec une consigne qui garde les étiquettes.
5. Retrouver les vraies valeurs : déposer le document rendu par l'IA, ou coller sa réponse en texte ; relire les accords.

Plusieurs documents. Jusqu'à 20 fichiers d'un coup, puis « Tout anonymiser et télécharger (.zip) ». Une même valeur garde la même étiquette dans tous vos documents : l'IA peut faire la synthèse de plusieurs rapports et la restitution se fait d'un coup.

Par e-mail. Jusqu'à 5 pièces jointes transférées depuis l'adresse de son compte, sans aperçu : tout ce qui est détecté est masqué. Le document transite aussi par votre messagerie, à l'envoi comme au retour.

Sans retour possible. Décocher « Pouvoir retrouver les vraies valeurs » donne une anonymisation définitive : aucune table conservée, étiquettes en lettres ([PERSONNE_A]) que la restitution ne reconnaît jamais.

Exemple fictif : un rapport de chute devient un courrier à la famille

Voici un rapport de chute inventé, puis le texte qui part vers l'IA. Les étiquettes marquées d'un astérisque dépendent de l'IA d'analyse et se vérifient dans l'aperçu ; l'âge et les heures restent en clair.

Personnes, EMS et numéros inventés ; la sortie exacte dépend du document et des réglages. Dans un compte, les numéros suivent le registre de l'équipe : une étiquette comme [PERSONNE_14] est normale.

Avant

Rapport de chute du 12.10.2026, EMS Le Clos-Fleuri.

M. Bernard Cuche, 91 ans, chambre 108, a été retrouvé au sol à 6 h 15 par Inès Morel, aide-soignante. Hématome au front, sans perte de connaissance. Sous anticoagulant.

La Dre Anne Vuilleumier, médecin répondante, a été informée à 7 h. Son fils, Pascal Cuche (079 555 43 21), a été prévenu par téléphone. Bernard a repris la marche avec un déambulateur.

Après (illustratif)

Rapport de chute du [DATE_1], [ORGANISATION_1]*.

M. [PERSONNE_1], 91 ans, chambre [IDENTIFIANT_1], a été retrouvé au sol à 6 h 15 par [PERSONNE_2], aide-soignante. [DIAGNOSTIC_1]*, sans perte de connaissance. Sous [DIAGNOSTIC_2]*.

La Dre [PERSONNE_3], médecin répondante, a été informée à 7 h. Son fils, [PERSONNE_4] ([TELEPHONE_1]), a été prévenu par téléphone. [PERSONNE_1_PRENOM] a repris la marche avec un déambulateur.

* Étiquette qui dépend de la détection par l'IA d'analyse : à vérifier dans l'aperçu. L'IA peut aussi masquer « sans perte de connaissance ».

Consigne à l'IA

Voici un rapport de chute dont les données personnelles sont remplacées par des étiquettes entre crochets, comme [PERSONNE_1]. Rédige un courrier clair et bienveillant à [PERSONNE_4] pour l'informer de la chute de son père : ce qui s'est passé, les soins donnés, les mesures prises. Ne pose aucun diagnostic et ne promets aucun résultat. Conserve toutes les étiquettes telles quelles et n'invente aucune information.

Restitution

L'IA rend le courrier avec les mêmes étiquettes. Déposé (Word, PDF…) ou collé en texte dans « Retrouver les vraies valeurs », il reprend les vrais noms. Relisez les accords et le ton : l'IA ne connaissait pas les personnes.

Essayer avec un document fictif, sans compte

Pour un autre écrit, voir l'exemple d'un PV de colloque, avant et après. Pour un CMS ou un service de soins à domicile, voir des notes de visite devenues un rapport au médecin traitant.

Mettre en place dans l'équipe en quatre étapes

Choisissez les écrits concernés et l'outil d'IA, réglez une fois les catégories à masquer pour toute l'équipe, invitez les personnes qui rédigent, puis montrez la méthode sur un document fictif et affichez la checklist. Ce qui est requis pour votre établissement se vérifie avec votre conseiller·ère à la protection des données.

1. Décider par écrit quels écrits passent par l'IA, avec quel outil et quel compte, et qui relit. Partez du modèle de directive interne sur l'usage de l'IA (Word, gratuit, à adapter et à faire relire) ; les points à trancher sont listés dans les points à décider en équipe.
2. Régler le masquage. Dans les Paramètres, les administrateurs de l'équipe cochent les catégories à masquer (14 catégories, tout coché par défaut) et le niveau Santé : « Tout masquer » ou « L'essentiel » (constantes, valeurs de laboratoire et scores lisibles, diagnostics et médicaments masqués), pour tous les membres.
3. Inviter les membres par e-mail depuis les Paramètres ; l'offre et le quota de pages sont ceux de l'équipe. Les comptes s'ouvrent sur invitation, ou par l'équipe de Maijin lors de la mise en route. L'historique permet d'effacer une table à tout moment.
4. Former l'équipe sur un document fictif et afficher en salle de soins la checklist d'une page des données à ne pas mettre dans ChatGPT.

Où trouver les textes officiels

Cette page ne dit pas ce qui est permis ni ce qui est obligatoire pour un EMS. Les pages officielles sont listées avec leur date ; pour savoir ce qu'elles impliquent pour votre établissement, adressez-vous à votre conseiller·ère à la protection des données, à votre juriste ou aux autorités de protection des données (liste d'adresses publiée par privatim).

Ce qui part à l'IA, ce qui reste chez Maijin Shield

Maijin Shield remplace les données qu'il détecte par des étiquettes dans les documents Word, Excel, PowerPoint, PDF et XML, vous laisse corriger un aperçu, puis remet les vraies valeurs dans le document ou le texte rendu par l'IA. C'est de la pseudonymisation : avec la table, le texte peut toujours être rattaché à la personne.

• Ce qui part. Le texte du document part en clair à l'IA d'Infomaniak, hébergée en Suisse (zéro rétention et zéro entraînement selon Infomaniak), pour repérer ce qu'il faut masquer. L'IA que vous utilisez ensuite ne reçoit que la version aux étiquettes. Par e-mail, le document transite aussi par votre messagerie, à l'envoi comme au retour, et elle peut être hébergée hors de Suisse.
• Ce qui reste. La table de correspondance et la version anonymisée (à retélécharger depuis l'historique), chiffrées, 90 jours, puis effacées ; vous pouvez les effacer à tout moment. Les sauvegardes les gardent chiffrées jusqu'à 14 jours de plus.
• Ce qui n'est jamais conservé. Le document d'origine.
• Essai sans compte. Le texte part aussi à l'IA d'Infomaniak : utilisez de préférence un document fictif. Le document n'est jamais conservé ; la table est gardée chiffrée, en mémoire seulement, jusqu'à 1 heure après le dernier document, le temps d'essayer le retour des vraies valeurs.

Limites. Les PDF entièrement scannés sont refusés ; les pages scannées d'un PDF mixte et le contenu des images ne sont pas anonymisés. L'âge, le code d'accès et le parcours ne sont pas des catégories. Des oublis sont possibles, d'où l'aperçu ; le recoupement reste possible. L'outil ne remplace ni les règles de votre établissement, ni la relecture, ni un avis juridique. Voir aussi ce qui part, ce qui reste, combien de temps et les questions fréquentes sur Maijin Shield.

Essayer, puis demander une démonstration

Essayez sans compte avec un document fictif court pour voir le résultat ; pour l'équipe, demandez une démonstration : l'offre dépend du nombre de personnes de l'équipe.

Pas d'offre gratuite : l'essai sans compte montre le résultat sur un document court (environ 3 pages). Les offres vont de 10 000 à 40 000 pages par mois, dépôt par e-mail compris.

Essayer avec un document fictif, sans compteDemander une démonstration

Cette page donne des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour une situation précise, adressez-vous au conseiller ou à la conseillère à la protection des données de votre institution, ou à un·e juriste.