IA en EMS et soins à domicile : préparer un PV, une transmission ou un rapport sans exposer les résidents

Il arrive qu'on demande à ChatGPT de mettre au propre un PV de colloque ou de résumer les transmissions du week-end. Ce guide montre quoi retirer de ces écrits, avec un exemple fictif, des consignes à copier et une checklist d'équipe. Il ne dit pas ce qui est permis : il renvoie aux sources officielles et, pour la mécanique Word et PDF, à la méthode pour anonymiser un document Word ou PDF avant ChatGPT.

Les écrits d'un EMS ou d'un CMS qu'on confie à une IA

Les écrits longs et répétitifs : PV du colloque interdisciplinaire, synthèse des transmissions, courrier aux familles, rapport de chute ou d'incident, rapport au médecin répondant. Tous contiennent des noms, des dates et des données de santé que l'IA n'a pas besoin de connaître pour faire le travail.

À domicile, l'adresse du client et le code d'une boîte à clés peuvent figurer dans les transmissions. Ce que Maijin Shield repère ou non dans ces écrits, et comment l'utiliser pendant la tournée, est présenté sur la page ChatGPT en soins à domicile avec Maijin Shield.

Ce qui identifie un résident sans son nom

Dans une institution, on reconnaît une personne sans son nom : « la dame de la 214, entrée en mars, 97 ans, de Rossinière » suffit à l'équipe, et souvent au village. Retirez ou généralisez ces détails quand l'IA n'en a pas besoin.

Plus un document cumule de détails, plus le recoupement est facile ; dans le doute, généralisez. Le recoupement en général est traité dans le guide sur l'anonymisation d'un document.

Les identifiants directs

Noms et prénoms du résident ou du client, des proches, du médecin répondant et des collègues ; date de naissance ; numéro AVS ; adresse (à domicile surtout) ; téléphone et e-mail des proches ; numéro de dossier ou de client. Voir le tableau complet des identifiants directs.

Santé, curatelle, religion

Diagnostics, traitements, directives anticipées, mesures de curatelle, décisions d'une autorité de protection, religion (par exemple en soins palliatifs) et aide sociale apparaissent dans ces écrits. Avant l'IA, décidez ce qui doit rester lisible pour la tâche. Quand l'IA d'analyse les repère, l'outil les remplace par [DIAGNOSTIC_1] (santé), [JUDICIAIRE_1] (procédures judiciaires et aide sociale, où une curatelle peut être rangée) ou [RELIGION_1] : vérifiez-les dans l'aperçu.

Avec le niveau Santé « L'essentiel », les constantes, valeurs de laboratoire et scores restent lisibles (utile pour une synthèse de transmissions), tandis que diagnostics et médicaments restent masqués. Pour le compromis garder ou masquer le diagnostic, voir le guide sur les données de patients.

La méthode en 5 étapes pour une équipe de soins

Partez du document complet, généralisez ce qui identifie un résident sans son nom, remplacez le reste par des étiquettes et relisez l'aperçu, donnez une consigne qui garde les étiquettes, puis remettez les vraies valeurs et relisez avant de classer.

1. Partir du document complet (PV en Word, export PDF du dossier de soins, pas un scan) et n'envoyer que la partie utile à la tâche.
2. Généraliser à la main ce que l'outil ne traite pas : âge (« plus de 90 ans »), commune, code d'accès, événement rare.
3. Remplacer par des étiquettes et relire l'aperçu, à la main ou avec l'outil. Dans Maijin Shield, un clic sur une donnée la laisse en clair ou change son type ; la sélection d'un mot oublié le masque partout. Pour la mécanique Word et PDF (en-têtes, révisions, rectangle noir), voir la méthode pour anonymiser un document Word ou PDF avant ChatGPT.
4. Donner une consigne qui garde les étiquettes (consignes à copier dans la section ci-dessous).
5. Remettre les vraies valeurs (déposer le document rendu, ou coller la réponse de l'IA en texte), relire les faits, les accords et le ton, puis classer le document final dans le dossier comme tout écrit professionnel.

La relecture reste celle de la personne qui signe le document.

Exemple fictif : un PV de colloque avant et après

Voici un extrait de PV inventé, puis le même texte tel qu'il part vers l'IA. Les étiquettes marquées d'un astérisque dépendent de la détection par l'IA d'analyse : elles sont à vérifier dans l'aperçu. L'exemple est illustratif : les personnes, l'EMS, la commune et les numéros sont inventés, et la sortie exacte dépend du document et des réglages.

Avant

Colloque interdisciplinaire du 8 octobre 2026, EMS Les Glycines. Présents : Sophie Rochat, infirmière cheffe d'unité, Dr Marc Python, médecin répondant, Luca Ferrari, physiothérapeute.

Mme Odette Jaquier, 97 ans, chambre 214, entrée le 03.03.2025, originaire de Rossinière. Chute dans la nuit du 5 au 6 octobre, sans fracture. Démence mixte connue, traitement par donépézil. Mesure de curatelle de représentation en cours.

Sa fille, Nadia Jaquier (079 555 12 34, nadia.jaquier@example.ch), souhaite un entretien avec le Dr Python.

Décision : Odette marche désormais avec un déambulateur ; réévaluation par Luca le 15.10.2026.

Après (illustratif)

Colloque interdisciplinaire du [DATE_1], [ORGANISATION_1]*. Présents : [PERSONNE_1], infirmière cheffe d'unité, Dr [PERSONNE_2], médecin répondant, [PERSONNE_3], physiothérapeute.

Mme [PERSONNE_4], 97 ans, chambre [IDENTIFIANT_1], entrée le [DATE_2], originaire de [ADRESSE_1]*. Chute dans la nuit du 5 au 6 octobre, sans fracture. [DIAGNOSTIC_1]* connue, traitement par [DIAGNOSTIC_2]*. [JUDICIAIRE_1]* en cours.

Sa fille, [PERSONNE_5] ([TELEPHONE_1], [EMAIL_1]), souhaite un entretien avec le Dr [PERSONNE_2_NOM].

Décision : [PERSONNE_4_PRENOM] marche désormais avec un déambulateur ; réévaluation par [PERSONNE_3_PRENOM] le [DATE_3].

* Étiquette qui dépend de la détection par l'IA d'analyse : à vérifier dans l'aperçu.

Ce qu'on y voit :

• Noms. Les noms précédés d'une civilité (Mme, Dr) ou d'un prénom courant sont repérés par des règles. « Python » seul devient [PERSONNE_2_NOM] et « Odette » seul [PERSONNE_4_PRENOM], dérivés de la personne : l'IA sait qu'il s'agit de la même. « Nadia Jaquier » reçoit sa propre étiquette, [PERSONNE_5]. Les civilités restent en clair : le genre reste lisible.
• Chambre. « chambre 214 » devient [IDENTIFIANT_1] (règle déterministe).
• Dates. Les dates avec l'année deviennent [DATE_1], [DATE_2], [DATE_3], dans l'ordre du document. « La nuit du 5 au 6 octobre », sans année, reste en clair.
• Téléphone et e-mail. [TELEPHONE_1] et [EMAIL_1] (règles).
• Selon la détection (*). Le nom de l'EMS [ORGANISATION_1], la commune d'origine [ADRESSE_1], le diagnostic et le médicament [DIAGNOSTIC_1] et [DIAGNOSTIC_2], la curatelle [JUDICIAIRE_1].
• Ce qui reste en clair. « 97 ans » (aucune catégorie : écrivez « plus de 90 ans » avant le dépôt), « déambulateur », « sans fracture », les fonctions (infirmière cheffe d'unité, physiothérapeute).

Consigne à l'IA

Voici l'extrait d'un procès-verbal de colloque dont les données personnelles sont remplacées par des étiquettes entre crochets, comme [PERSONNE_1]. Rédige le PV au propre en une page : situation, décisions, responsables, échéances. Conserve toutes les étiquettes telles quelles, sans les modifier ni en ajouter, et n'invente aucune information.

Restitution. L'IA rend le PV avec les mêmes étiquettes. Déposé (Word ou PDF) ou collé en texte, il reprend les vraies valeurs. Relisez les accords : l'IA ne connaissait pas les personnes (« [PERSONNE_3] est venue »). Essayer avec un document fictif, sans compte.

Consignes à copier pour les autres écrits

Synthèse des transmissions

Résume ces transmissions du week-end par résident, en trois points chacun : faits, soins, suivi. Conserve les étiquettes telles quelles et n'invente rien.

Courrier à la famille

Rédige un courrier clair et bienveillant à [PERSONNE_5] pour l'informer de la chute décrite, sans poser de diagnostic ni promettre de résultat. Conserve les étiquettes telles quelles et n'invente rien.

Rapport de chute

Mets ce rapport de chute au propre : heure, circonstances, constat, mesures prises, personnes informées. Conserve les étiquettes telles quelles et n'invente rien.

Pour la restitution, demandez un fichier Word à l'IA, ou copiez sa réponse.

Mettre en place l'usage dans l'équipe : les points à décider

Avant de généraliser l'usage de l'IA, l'institution a intérêt à trancher quelques points pratiques par écrit : quels outils, pour quels écrits, qui règle le masquage, qui relit et où l'on classe le résultat. Ce qui est requis pour votre institution se vérifie avec votre conseiller·ère à la protection des données ou le préposé compétent.

Points pratiques à décider :

• Quels outils d'IA et quels comptes l'équipe utilise-t-elle ?
• Pour quels écrits (PV, transmissions, courriers) l'IA est-elle utilisée, et lesquels restent hors IA ?
• Qui prépare les documents, et qui relit le résultat avant envoi ou classement ?
• Quelles données restent lisibles selon la tâche (par exemple constantes oui, diagnostics non) ?
• Où le document final est-il classé, et que fait-on du fichier à étiquettes ?
• Comment les nouvelles personnes sont-elles formées (une démonstration sur un document fictif) ?
• À qui signaler un oubli (un nom resté en clair) ?
• À qui poser les questions juridiques (préposé·e cantonal·e, conseiller·ère, juriste, association faîtière) ?

Pour mettre ces points par écrit, partez de notre modèle de directive interne sur l'usage de l'IA (Word, gratuit, à adapter et à faire relire).

Avec Maijin Shield. Une équipe partage l'offre et le quota. Les administrateurs règlent, pour tous les membres, les catégories à masquer et le niveau Santé ; chacun remet les vraies valeurs dans ses propres documents ; l'historique permet une suppression immédiate. Chaque personne a aussi une adresse de dépôt par e-mail (sans aperçu : tout ce qui est détecté est masqué). Pour un EMS, le déroulé avec l'outil, de l'aperçu au dépôt par e-mail, est présenté sur la page Maijin Shield pour les EMS.

Checklist avant d'envoyer un écrit de l'institution à une IA

Dix vérifications, à faire à chaque document, avant l'envoi puis après la réponse.

1. ☐ L'outil et le compte sont ceux que l'institution a choisis.
2. ☐ Je n'envoie que la partie utile à la tâche.
3. ☐ Noms et prénoms remplacés : résident·e·s, proches, médecins, collègues.
4. ☐ AVS, adresse, téléphone, e-mail, numéro de dossier remplacés.
5. ☐ Numéros de chambre et noms d'unité masqués.
6. ☐ Dates d'entrée, de naissance, d'hospitalisation remplacées ou réduites à l'année ; dates sans année vérifiées.
7. ☐ Âge très élevé, commune, parcours rare généralisés ; codes d'accès retirés.
8. ☐ Diagnostics, traitements, curatelle, religion : masqués, ou laissés lisibles parce que la tâche l'exige.
9. ☐ Aperçu relu en entier, en-têtes, pieds de page et tableaux compris.
10. ☐ Réponse relue (faits, accords, ton) avant envoi ou classement.

À afficher en salle de soins : la checklist d'une page des données à ne pas mettre dans ChatGPT (PDF à imprimer).

Où trouver les textes et les prises de position officiels

Ce guide ne dit pas ce qui est permis ni ce qui est obligatoire. Les textes officiels sont listés ici avec leur date ; pour savoir ce qu'ils impliquent pour votre EMS ou votre service, adressez-vous à votre conseiller·ère à la protection des données, à votre juriste ou au préposé compétent (liste publiée par privatim).

Sur sa page « Recours à l'intelligence artificielle au quotidien – exemples pratiques », le PFPDT s'adresse aux personnes concernées : il leur conseille de n'accepter les conditions d'utilisation d'un service d'IA que si elles y consentent et, dans le cas contraire, de renoncer au service ou, si cela est possible pour l'usage concret, de supprimer les données personnelles avant de saisir une demande dans un programme basé sur l'IA. Nous n'en tirons aucune conclusion juridique.

Avec Maijin Shield : ce qui part, ce qui reste

Maijin Shield applique cette méthode aux documents Word, Excel, PowerPoint, PDF et XML : il remplace les données qu'il détecte par des étiquettes, vous laisse corriger un aperçu, livre le même document, puis remet les vraies valeurs dans le document ou le texte rendu par l'IA. C'est de la pseudonymisation : avec la table, le texte peut toujours être rattaché à la personne.

• Ce qui part. Le texte du document part en clair à l'IA d'Infomaniak, hébergée en Suisse (zéro rétention et zéro entraînement selon Infomaniak), pour repérer ce qu'il faut masquer. L'IA que vous utilisez ensuite ne reçoit que la version aux étiquettes. Par e-mail, le document transite aussi par votre messagerie, qui peut être hébergée hors de Suisse.
• Ce qui reste. La table de correspondance et la version anonymisée (à retélécharger depuis l'historique), chiffrées, 90 jours, puis effacées ; vous pouvez les effacer à tout moment. Les sauvegardes sont conservées jusqu'à 14 jours de plus.
• Ce qui n'est jamais conservé. Le document d'origine.
• Essai sans compte. Le texte part aussi à l'IA d'Infomaniak : utilisez de préférence un document fictif. Le document n'est jamais conservé ; la table est gardée chiffrée, en mémoire seulement, jusqu'à 1 heure après le dernier document, le temps d'essayer le retour des vraies valeurs.

Limites. Les PDF entièrement scannés sont refusés ; les pages scannées d'un PDF mixte et le contenu des images ne sont pas anonymisés. L'âge, le code d'accès et le parcours ne sont pas des catégories. Des oublis sont possibles, d'où l'aperçu ; le recoupement reste possible. L'outil ne remplace ni la relecture, ni la directive interne, ni un avis juridique. Voir aussi ce qui part, ce qui reste, combien de temps et les questions fréquentes sur Maijin Shield. Les détails figurent dans la politique de confidentialité.

Offres. Trois offres selon le nombre de personnes de l'équipe, avec 10 000 à 40 000 pages par mois, documents d'environ 150 pages, dépôt par e-mail compris. Le prix dépend de la taille de l'équipe : l'essai sans compte montre le résultat sur un document court, puis demandez une démonstration.

Ce guide donne des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour une situation précise, adressez-vous au conseiller ou à la conseillère à la protection des données de votre institution, ou à un·e juriste.