KI in der Spitex: Verlaufsberichte, Arztberichte und Briefe an Angehörige, ohne Namen und Adresse

In der Spitex wird viel geschrieben, oft zwischen zwei Einsätzen: Verlaufsberichte für die nächste Tour, Berichte an die Hausärztin oder den Hausarzt, Nachrichten an Angehörige. Diese Seite zeigt, wie Sie solche Texte mit Maijin Shield an ChatGPT, Claude oder Copilot geben, ohne Namen und Adresse der Klientin oder des Klienten, und wie Sie die Spitex dafür einrichten.

Wofür die Spitex KI nutzt: Verlaufsbericht, Hausärztin, Angehörige

In der Spitex hilft KI vor allem, schnell Notiertes in Form zu bringen: einen Verlaufsbericht für die nächste Tour, einen Bericht an die Hausärztin oder den Hausarzt, einen Brief oder eine E-Mail an Angehörige. Dafür braucht sie die Beobachtungen und Entscheide, nicht den Namen der Klientin und nicht ihre Adresse.

Verlaufsbericht

Aus Notizen auf Tablet oder Handy, mit Abkürzungen, wird ein lesbarer Bericht für die Kollegin der nächsten Tour. Die KI verfolgt, wer was tut, weil ein Platzhalter von Anfang bis Ende derselbe bleibt.

Hausärztin

Ein kurzer, sachlicher Bericht: Beobachtungen, durchgeführte Pflege, was zu melden ist. Die KI braucht weder Namen noch Adresse noch Versichertenkarte.

Angehörige

Ein Brief oder eine E-Mail, klar im Ton, mit den Informationen, die das Team weitergeben will. Dasselbe gilt für eine Ereignismeldung oder die Zusammenfassung nach einer Bedarfsabklärung: Identität entfernen, Fakten behalten.

Adresse, Schlüsselbox, Nachbarn: was zu Hause dazukommt

Ein Bericht aus einem Einsatz zu Hause enthält mehr Angaben, die zur Person führen: die Adresse, den Code der Schlüsselbox, das Stockwerk, Angehörige, einen Nachbarn mit Zweitschlüssel, die Hausärztin, die Nummer der Versichertenkarte. Einen Teil erkennt Maijin Shield; Codes und Zugänge entfernen Sie selbst.

Durch feste Regeln erkannt: Adressen mit Strasse und Nummer, auch bei zusammengeschriebenem Strassennamen («Wiesentalweg 7, 5000 Aarau»), der Ort allein, wenn PLZ oder amtliches Ortsverzeichnis ihn bestätigen («wohnt in Aarau»), Namen nach «Frau», «Herr» oder «Dr. med.» und viele Namen mit einem häufigen Vornamen (Angehörige, Nachbarn, Ärztinnen), Schweizer Telefonnummern, vollständige Daten, die Nummer der Versichertenkarte (20 Ziffern, beginnend mit 80756) und angekündigte Nummern («Kundennummer 48213», «Versichertennummer: …», «Klientennummer: …» mit Doppelpunkt).

Hängt von der KI-Analyse ab, in der Vorschau prüfen: Name der Spitex oder des Teams, Diagnosen, Medikamente, Blutdruck und andere Messwerte, ein Name direkt nach einer Funktion («die Pflegefachfrau Nadine Aebi»), eine «Klientennummer» im Fliesstext ohne Doppelpunkt.

Von Hand entfernen: der Code von Schlüsselbox oder Tür («Code 3958», «Türcode 4172B», «Zugangscode: 2604» bleiben im Klartext), das Stockwerk, «der Nachbar» ohne Namen, Gewohnheiten («kommt jeweils am Abend»), das Alter («87 Jahre»), Datumsangaben ohne Tag («im März 2026»).

Ein Tourenplan besteht aus Adressen, Zeiten und Codes: Eine KI zum Schreiben braucht ihn in der Regel nicht, und mit maskierten Adressen kann sie keine Route berechnen. Mehr dazu unter indirekte Identifikatoren und Verknüpfung.

Kurz-Checkliste vor dem Senden

• ☐ Namen von Klientin oder Klient, Angehörigen, Nachbarn und Mitarbeitenden ersetzt.
• ☐ Adresse, Stockwerk und Name der Spitex ersetzt oder weggelassen.
• ☐ Code von Schlüsselbox und Tür gelöscht.
• ☐ Vollständige Daten, Telefonnummern, Versichertenkarten- und Klientennummer ersetzt.
• ☐ Diagnosen und Medikamente nur, wenn die Aufgabe sie braucht.
• ☐ Alter, Gewohnheiten und seltene Details verallgemeinert.

Maijin Shield im Alltag auf der Tour

Sie fügen die Notizen ein oder legen das Dokument ab, prüfen die Vorschau, geben der KI die Fassung mit Platzhaltern und holen danach die echten Angaben zurück, indem Sie ihre Antwort einfügen oder ablegen. Installiert wird nichts: Maijin Shield läuft im Browser, ein Anhang lässt sich auch per E-Mail senden.

1. Einfügen oder ablegen. Text aus einer E-Mail, einer Notiz oder der Pflegedokumentation einfügen (die Formatierung bleibt erhalten), oder ein Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder XML-Dokument ablegen. Ein vollständig gescanntes PDF wird abgelehnt. Siehe die Methode, ein Word- oder PDF-Dokument vor ChatGPT zu anonymisieren.
2. Vorschau prüfen. Jede hervorgehobene Angabe zeigt ihren Platzhalter; ein Klick lässt sie im Klartext («Nicht maskieren») oder ändert ihren Typ («Typ ändern»); ein markiertes vergessenes Wort (ein Code, ein Übername) wird überall maskiert («Vergessene Angabe maskieren»).
3. Kopieren oder herunterladen (dasselbe Dokument, Layout erhalten) und der KI geben (ChatGPT, Claude, Copilot), mit einer Anweisung, die die Platzhalter beibehält.
4. Echte Angaben zurückholen. Im Reiter «Echte Angaben zurückholen» die Antwort als «Eingefügter Text» einfügen und «Echte Angaben einsetzen», oder das Dokument der KI ablegen; grammatische Formen prüfen.

Mehrere Einsätze bei derselben Person. Derselbe Wert behält in all Ihren Dokumenten denselben Platzhalter: Die KI kann mehrere Verlaufsberichte zusammenfassen, die echten Angaben kommen in einem Schritt zurück. Bis zu 20 Dateien auf einmal, dann «Alle anonymisieren und herunterladen (.zip)».

Per E-Mail, unterwegs. «Ablage per E-Mail»: Jede Person hat eine eigene Ablageadresse. Bis zu 5 Anhänge, gesendet von der Adresse des eigenen Kontos, werden ohne Vorschau anonymisiert: Alles Erkannte wird maskiert, ein Code der Schlüsselbox bliebe also im Klartext. Die Antwort geht an diese Adresse; nur die Anhänge werden bearbeitet, nicht der Text der E-Mail. Das Dokument läuft beim Senden und bei der Antwort auch über Ihr E-Mail-Postfach (siehe unten).

Endgültig anonymisieren. Wenn Sie «Echte Angaben später zurückholen können» abwählen, gibt es keine Zuordnungstabelle: Die Platzhalter tragen Buchstaben ([PERSON_A]) und werden beim Zurückholen nie erkannt, etwa für einen Fall in einer Weiterbildung.

Fiktives Beispiel: Aus einem Verlaufsbericht wird ein Bericht an die Hausärztin

Hier ein erfundener Verlaufsbericht und der Text, der an die KI geht. Mit Stern markierte Platzhalter hängen von der KI-Analyse ab und werden in der Vorschau geprüft; Alter und Code der Schlüsselbox bleiben im Klartext und sind von Hand zu entfernen.

Personen, Spitex, Adresse und Nummern sind erfunden; das genaue Ergebnis hängt vom Dokument und den Einstellungen ab. In einem Konto folgen die Nummern dem Register des Teams: Ein Platzhalter wie [PERSON_14] ist normal.

Vorher

Verlaufsbericht vom 04.11.2026, Spitex Rebhalde, Morgentour.

Frau Rosmarie Wüthrich, 87 Jahre, Wiesentalweg 7, 5000 Aarau. Schlüssel in der Schlüsselbox, Code 3958. Versichertenkarte 80756 0987 6543 2109 8765.

Dekubitus Grad 2 am Steiss, Verband gewechselt. Blutdruck 155/95 mmHg. Klagt seit Beginn der Therapie mit Amlodipin über Schwindel.

Ihre Tochter, Brigitte Wüthrich (079 555 27 13), kommt jeweils am Abend. Der Nachbar, Herr Ernst Leuenberger, hat einen Zweitschlüssel.

Der Hausärztin, Dr. med. Silvia Hofstetter, melden: Schwindel und Blutdruck. Nächster Besuch am 07.11.2026 durch Nadine Aebi, Pflegefachfrau. Rosmarie möchte zu Hause bleiben.

Nachher (zur Veranschaulichung)

Verlaufsbericht vom [DATUM_1], [ORGANISATION_1]*, Morgentour.

Frau [PERSON_1], 87 Jahre, [ADRESSE_1]. Schlüssel in der Schlüsselbox, Code 3958. Versichertenkarte [KENNNUMMER_1].

[GESUNDHEIT_1]*, Verband gewechselt. [GESUNDHEIT_2]*. Klagt seit Beginn der Therapie mit [GESUNDHEIT_3]* über [GESUNDHEIT_4]*.

Ihre Tochter, [PERSON_2] ([TELEFON_1]), kommt jeweils am Abend. Der Nachbar, Herr [PERSON_3], hat einen Zweitschlüssel.

Der Hausärztin, Dr. med. [PERSON_4], melden: [GESUNDHEIT_4]* und Blutdruck. Nächster Besuch am [DATUM_2] durch [PERSON_5], Pflegefachfrau. [PERSON_1_VORNAME] möchte zu Hause bleiben.

* Platzhalter, der von der Erkennung durch die KI-Analyse abhängt: in der Vorschau prüfen. «Code 3958» wird nicht erkannt: Löschen Sie ihn aus den Notizen oder markieren Sie ihn in der Vorschau.

Was man sieht:

• Regeln. Adresse, Versichertenkarte, Telefonnummer und Daten werden durch feste Regeln ersetzt.
• Personen. Tochter, Nachbar, Hausärztin und Pflegefachfrau werden zu [PERSON_2] bis [PERSON_5]; «Rosmarie» allein wird zu [PERSON_1_VORNAME]. Anreden und Rollen («Frau», «Ihre Tochter», «Der Nachbar», «Hausärztin») bleiben lesbar.
• KI-Analyse. Spitex, Dekubitus, Blutdruckwert, Medikament und Schwindel werden je nach KI-Analyse maskiert (*). Mit der Stufe «Das Wesentliche» bleibt «Blutdruck 155/95 mmHg» lesbar.
• Im Klartext. «87 Jahre» und «Code 3958» bleiben stehen: aus den Notizen löschen oder in der Vorschau markieren. «Blutdruck» allein bleibt ebenfalls lesbar.

Anweisung an die KI

Hier sind meine Notizen aus einem Spitex-Einsatz, in denen die Personendaten durch Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt sind, zum Beispiel [PERSON_1]. Schreibe einen kurzen, sachlichen Bericht an Dr. med. [PERSON_4], Hausärztin: Beobachtungen, durchgeführte Pflege, was zu melden ist. Stelle keine Diagnose und schlage keine Behandlung vor. Übernimm nichts zum Zugang zur Wohnung. Übernimm alle Platzhalter unverändert, ohne sie zu übersetzen oder neue hinzuzufügen, und erfinde keine Angaben.

Zurückholen

Die KI gibt den Bericht mit denselben Platzhaltern zurück. Unter «Echte Angaben zurückholen» als «Eingefügter Text» eingefügt (oder als Dokument abgelegt), erhält er die echten Namen, die Adresse und die Daten zurück. Prüfen Sie Fakten, grammatische Formen und Ton, bevor Sie ihn senden: Die KI kannte die Person nicht.

Mit fiktiven Notizen ausprobieren, ohne Konto

Ein weiteres Beispiel: ein Sturzbericht im Alters- und Pflegeheim.

Die Spitex einrichten, vom Team bis zur freiberuflichen Pflegefachperson

Legen Sie fest, welche Texte mit welchem KI-Werkzeug bearbeitet werden, stellen Sie die zu maskierenden Kategorien einmal ein, laden Sie die Personen ein, die schreiben, und zeigen Sie die Methode an einem fiktiven Dokument. Eine freiberufliche Pflegefachperson macht dasselbe allein. Welche Regeln für Ihre Spitex gelten, klären Sie mit der für den Datenschutz zuständigen Person.

1. Schriftlich festlegen, welche Texte über die KI laufen, mit welchem Werkzeug und welchem Konto, wer gegenliest und dass Codes von Schlüsselbox und Tür nie hineingehören.
2. Maskierung einstellen. Unter «Einstellungen», Abschnitt «Zu maskierende Daten», wählen die Administratoren des Teams die Kategorien (14 Kategorien, standardmässig alles maskiert) und die Stufe für «Gesundheit»: «Alles maskieren» oder «Das Wesentliche» (einfache Messwerte bleiben lesbar, Diagnosen und Medikamente werden maskiert). Das gilt für alle Mitglieder.
3. Mitglieder per E-Mail einladen, aus den Einstellungen; Angebot und Seitenkontingent gehören dem Team. Konten entstehen nur auf Einladung oder werden beim Start vom Maijin-Team eröffnet.
4. Das Team schulen an einem fiktiven Dokument und die Kurz-Checkliste ausdrucken oder auf dem Tablet bereithalten.

Jede Person holt nur die echten Angaben ihrer eigenen Dokumente zurück, und nur solange sie Mitglied des Teams ist; die Administratoren sehen den anonymisierten Dateinamen der Dokumente ihrer Kolleginnen und Kollegen, nie die echten Angaben.

Datenschutz in der Spitex: offizielle Texte von Bund, privatim und Kanton Aargau

Diese Seite sagt nicht, was für eine Spitex erlaubt oder vorgeschrieben ist. Die offiziellen Seiten und Dokumente sind aufgeführt, mit Datum, soweit angegeben; was sie für Ihre Organisation bedeuten, klären Sie mit der für den Datenschutz zuständigen Person, einer Juristin oder einem Juristen oder mit den Datenschutzbehörden (Adressliste bei privatim).

Der Kanton Aargau veröffentlicht unter anderem diese zwei Dokumente zum Datenschutz in der Spitex.

Die Daten der Klientin: was hinausgeht, was aufbewahrt wird

Maijin Shield ersetzt die erkannten Angaben in Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und XML-Dokumenten und in eingefügtem Text durch Platzhalter, lässt Sie eine Vorschau korrigieren und setzt danach die echten Angaben in das Dokument oder den Text der KI wieder ein. Das ist eine Pseudonymisierung: Mit der Zuordnungstabelle lässt sich der Text weiterhin der Person zuordnen.

• Was hinausgeht. Der Text des Dokuments geht im Klartext an die KI von Infomaniak, in der Schweiz gehostet (laut Infomaniak keine Aufbewahrung und kein Training), um zu erkennen, was zu maskieren ist. Die KI, die Sie danach verwenden, erhält nur die Fassung mit Platzhaltern. Per E-Mail läuft das Dokument beim Senden und bei der Antwort auch über Ihr E-Mail-Postfach, das ausserhalb der Schweiz gehostet sein kann.
• Was bleibt. Die Zuordnungstabelle und die anonymisierte Fassung (im Verlauf erneut herunterladbar), verschlüsselt, 90 Tage, danach gelöscht; Sie können sie jederzeit löschen. Die Sicherungen bewahren sie verschlüsselt bis zu 14 Tage länger auf.
• Was nie aufbewahrt wird. Das Originaldokument.
• Demo ohne Konto. Auch hier geht der Text an die KI von Infomaniak: Verwenden Sie am besten ein fiktives Dokument. Das Dokument wird nie aufbewahrt; die Zuordnungstabelle wird verschlüsselt und nur im Arbeitsspeicher bis 1 Stunde nach Ihrem letzten Dokument aufbewahrt.

Grenzen. Vollständig gescannte PDFs werden abgelehnt; gescannte Seiten eines gemischten PDF und Bildinhalte werden nicht anonymisiert. Alter, Codes von Schlüsselbox und Tür, Stockwerk und Gewohnheiten sind keine Kategorien. Auslassungen sind möglich, deshalb die Vorschau; eine Reidentifizierung durch Verknüpfung bleibt möglich. Das Werkzeug ersetzt weder die Regeln Ihrer Spitex noch das Gegenlesen noch eine Rechtsberatung. Siehe auch Was hinausgeht, was bleibt, wie lange und die Häufigen Fragen zu Maijin Shield.

Mit fiktiven Notizen ausprobieren, dann eine Demo anfragen

Probieren Sie es ohne Konto mit kurzen fiktiven Notizen aus, um das Ergebnis zu sehen; für die Spitex fragen Sie eine Demo an: Das Angebot richtet sich nach der Anzahl Personen im Team.

Ein Gratisangebot gibt es nicht: Die Demo ohne Konto zeigt das Ergebnis an einem kurzen Dokument (etwa 3 Seiten). Die Angebote reichen von 10’000 bis 40’000 Seiten pro Monat, Ablage per E-Mail inbegriffen.

Mit fiktiven Notizen ausprobieren, ohne KontoDemo anfragen

Diese Seite enthält allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Für eine konkrete Situation wenden Sie sich an die Datenschutzberaterin oder den Datenschutzberater Ihrer Organisation oder an eine Juristin bzw. einen Juristen.