Données à ne pas mettre dans ChatGPT : la checklist en 6 vérifications (PDF)
Rédigé par l'équipe de Maijin Sàrl, Genève · Publié le · Mis à jour le
En bref
Avant de coller ou de déposer un document dans ChatGPT, Claude ou Copilot, six vérifications suffisent à repérer l'essentiel : n'envoyer que l'utile, retirer les noms, les numéros et les coordonnées, ce qui permet de reconnaître la personne, les informations intimes non nécessaires, et regarder les endroits cachés du fichier. La checklist tient sur une page A4, en PDF gratuit, à afficher près du poste.
Cette feuille ne remplace ni les règles de votre organisation ni l'avis de votre conseiller·ère à la protection des données : elle aide à ne rien oublier au moment d'envoyer.
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La checklist : 6 vérifications avant d'envoyer
À chaque document, avant de le coller ou de le déposer dans un outil d'IA, on se pose six questions. Une case non cochée : on corrige avant d'envoyer.
Avant de donner un document à une IA : 6 vérifications
À faire à chaque fois, avant de coller ou de déposer un texte dans ChatGPT, Claude, Copilot ou un autre outil d'IA. Une case non cochée : on corrige avant d'envoyer.
Est-ce que j'envoie seulement la partie utile ?
Copiez le passage dont l'IA a besoin, pas le dossier entier. Ce qui n'est pas envoyé n'a pas besoin d'être vérifié.
Exemple : pour reformuler la conclusion d'un rapport de chute, copiez ce paragraphe seul.
Les noms ont-ils tous disparu ?
Remplacez noms, prénoms, initiales et surnoms par une étiquette, toujours la même pour la même personne : résident·e, client·e, proches, collègues, médecins.
Exemple : « Mme Rochat et sa fille Léa » devient « [PERSONNE_1] et sa fille [PERSONNE_2] ».
Les numéros et les coordonnées sont-ils retirés ?
Numéro AVS, IBAN, adresse, téléphone, e-mail, numéros de dossier, de chambre ou d'assuré, codes d'accès : remplacés ou supprimés.
Exemple : « chambre 214, code de la porte 4512 » est supprimé : l'IA n'en a pas besoin.
Peut-on reconnaître la personne sans son nom ?
Un âge très élevé, une date complète, une petite commune ou une fonction rare suffisent parfois. Généralisez : l'année plutôt que la date, la région plutôt que le village.
Exemple : « 102 ans, ancienne syndique du village » devient « plus de 90 ans, ancienne élue communale ».
Les informations les plus intimes sont-elles nécessaires ?
Santé, traitements, religion, origine, curatelle, poursuites, aide sociale, salaire, évaluation : masquez-les, sauf si la tâche en a besoin et que votre organisation le prévoit.
Exemple : pour un courrier de rendez-vous, « suivie pour une dépression » devient « suivie pour [DIAGNOSTIC_1] ».
Ai-je vérifié les endroits qu'on ne voit pas ?
En-têtes, pieds de page, commentaires, modifications suivies, nom du fichier. Dans un PDF, un rectangle noir posé par-dessus ne supprime pas le texte : cherchez chaque nom avec Ctrl+F (Cmd+F sur Mac).
Exemple : « Rapport_Rochat_Jeanne.docx » devient « Rapport_chute_mars.docx ».
Pas à pas dans Word et dans un PDF : la méthode pour anonymiser un document Word ou PDF avant ChatGPT.
Après la réponse : remettre les vraies valeurs hors de l'outil d'IA, puis tout relire. Outil et compte : ceux choisis par votre organisation. En cas de doute ou d'oubli, s'adresser à : ______________________________.
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Télécharger et imprimer la checklist (PDF)
Une page A4, à imprimer en noir et blanc et à afficher près du poste ou à glisser dans le classeur d'accueil des nouvelles personnes.
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Format : PDF, 1 page A4, environ 4 Ko. Le fichier ne contient aucune marque.
Libre réutilisation et diffusion, y compris par une association pour ses membres. Si vous la diffusez, merci d'indiquer la source : maijinshield.ch/ressources/checklist-ia. Complétez la dernière ligne avec le nom de votre personne de référence. Aucun formulaire, aucune adresse e-mail à donner.
Comment l'utiliser : l'afficher et former l'équipe en 10 minutes
Un colloque ou une séance d'équipe de 10 minutes suffit pour la présenter ; voici un déroulé possible.
- Afficher la feuille et compléter à la main la dernière ligne avec le nom et le téléphone de la personne de référence (2 min).
- Lire les 6 questions à voix haute, une phrase par question (3 min).
- Montrer l'exemple fictif avant/après de la section suivante, ou un document inventé par l'équipe ; chacun cherche ce qui manque (4 min). Autre exemple : l'exemple d'un PV de colloque d'EMS avant et après.
- Dire à qui signaler un oubli, et que le signalement se fait sans reproche (1 min).
Remettez ensuite la feuille aux remplaçant·e·s, aux stagiaires et aux bénévoles à leur arrivée, et revoyez-la quand l'équipe change d'outil. Pour une équipe d'EMS : comment l'outil s'insère dans le travail.
Exemple fictif : une transmission avant et après
Un texte entièrement inventé, avant et après les vérifications.
Avant
Mme Jeanne Rochat, 97 ans, ch. 214, née le 3 mai 1929, a chuté cette nuit. Sa fille Léa Rochat (079 555 01 23) a été prévenue. Suivie par le Dr Favre pour une ostéoporose.
Après
[PERSONNE_1], plus de 90 ans, a chuté cette nuit. Sa fille [PERSONNE_2] a été prévenue. Suivie par [PERSONNE_3] pour [DIAGNOSTIC_1].
Chaque changement renvoie à une vérification : les noms (2), la chambre et le téléphone (3), l'âge et la date de naissance (4), le diagnostic, s'il n'est pas utile à la tâche (5). Pour un document de patient·e, voir ce qu'il faut remplacer dans un document de patient.
Checklist, directive, guides : lequel utiliser ?
La checklist sert au moment d'envoyer ; la directive fixe les règles de l'organisation ; les guides expliquent la méthode complète.
| Document | À quoi il sert | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Cette checklist | 6 vérifications, une page à afficher | À chaque envoi, devant l'écran ; sans directive écrite |
| Modèle de directive interne sur l'usage de l'IA | 12 articles, avec sa propre checklist de 11 cases liée à ses articles | Pour écrire les règles de l'organisation |
| Guide pour anonymiser un document Word ou PDF avant ChatGPT | Méthode en 6 étapes, à la main | Pour préparer un document pas à pas |
| Guide EMS et soins à domicile | Exemple d'un PV de colloque, avant et après | Pour un écrit d'institution ou de soins |
Où trouver les textes officiels
Cette checklist ne dit pas ce qui est permis ni ce qui est obligatoire. Les textes officiels sont listés ici avec leur date ; pour savoir ce qu'ils impliquent pour votre organisation, adressez-vous à votre conseiller·ère à la protection des données, à votre juriste ou à l'autorité compétente (liste publiée par privatim).
| Source | Date | Objet du document |
|---|---|---|
| PFPDT | n.d. | Page « Recours à l'intelligence artificielle au quotidien – exemples pratiques ». |
| PFPDT | 24 septembre 2025 | Page « IA et protection des données ». |
| PFPDT et OFCS | 16 octobre 2026 | Campagne « Cyber Security Month - IA générative au travail : enjeux de protection des données - Campagne conjointe du PFPDT et de l'OFCS » ; objectif déclaré : fournir des pistes de réflexion et d'action pour promouvoir une utilisation responsable des outils d'IA. |
| OFCS | 16 octobre 2026 | Page « L'IA dans le quotidien professionnel : Exploiter les possibilités, protéger les données ». |
| PFPDT | 8 mai 2025 | Mise à jour « La loi actuelle sur la protection des données est directement applicable à l'IA ». |
| Fedlex | n.d. | Loi fédérale sur la protection des données (LPD), RS 235.1. |
| privatim | n.d. | Liste d'adresses « Organisation (FR) » des autorités de protection des données de la Confédération, des cantons et de communes. |
| Canton de Fribourg, ATPrDM | Dernière modification le 5 novembre 2025 | « Guide du caviardage » (rendre illisibles et irrécupérables les passages caviardés dans des documents manuscrits, Word et PDF). |
Sur sa page « Recours à l'intelligence artificielle au quotidien – exemples pratiques », le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) s'adresse aux personnes concernées : il leur conseille de se renseigner sur le fabricant et les finalités, sur l'accès aux données et sur leur usage pour l'entraînement, puis, si elles n'acceptent pas ce traitement, de renoncer au service ou, lorsque c'est possible, de supprimer les données personnelles avant de saisir leur demande dans un programme basé sur l'IA. Nous n'en tirons aucune conclusion juridique.
Avec Maijin Shield : ce qui part, ce qui reste
Maijin Shield vous aide pour les vérifications 2, 3, 5 et 6 : il remplace les données qu'il détecte (noms, numéros, coordonnées, dates, données de santé, origine, religion, mesures judiciaires) par des étiquettes, y compris dans le nom du fichier, dans les documents Word, Excel, PowerPoint, PDF et XML. Il ne généralise pas (une date devient [DATE_1], pas l'année) et ne masque pas les salaires et montants. La vérification 1, la vérification 4 (âge, commune, fonction qui permettent de reconnaître la personne) et la relecture restent les vôtres. Vous corrigez un aperçu dans l'application, puis l'outil remet les vraies valeurs dans le document ou le texte rendu par l'IA. C'est de la pseudonymisation : avec la table, le texte peut toujours être rattaché à la personne.
- Ce qui part. Le texte du document part en clair à l'IA d'Infomaniak, hébergée en Suisse (zéro rétention et zéro entraînement selon Infomaniak), pour repérer ce qu'il faut masquer. L'IA que vous utilisez ensuite ne reçoit que la version aux étiquettes. Par e-mail, le document transite aussi par votre messagerie, qui peut être hébergée hors de Suisse.
- Ce qui reste. La table de correspondance et la version anonymisée (à retélécharger depuis l'historique), chiffrées, 90 jours, puis effacées ; vous pouvez les effacer à tout moment. Les sauvegardes sont conservées jusqu'à 14 jours de plus.
- Ce qui n'est jamais conservé. Le document d'origine.
- Essai sans compte. Le texte part aussi à l'IA d'Infomaniak : utilisez de préférence un document fictif. Le document n'est jamais conservé ; la table est gardée chiffrée, en mémoire seulement, jusqu'à 1 heure après le dernier document, le temps d'essayer le retour des vraies valeurs.
Limites. Les PDF entièrement scannés sont refusés ; les pages scannées d'un PDF mixte et le contenu des images ne sont pas anonymisés. Des oublis sont possibles, d'où l'aperçu ; le recoupement reste possible. L'outil ne remplace ni les règles de votre organisation, ni la relecture, ni un avis juridique. Voir aussi ce qui part, ce qui reste, combien de temps et les questions fréquentes sur Maijin Shield.
Offres. Trois offres selon le nombre de personnes de l'équipe, avec 10 000 à 40 000 pages par mois, documents d'environ 150 pages, dépôt par e-mail compris. Le prix dépend de la taille de l'équipe : l'essai sans compte montre le résultat sur un document court, puis demandez une démonstration.
Questions fréquentes
Quelles données ne faut-il pas mettre telles quelles dans ChatGPT ?
Tout ce qui permet de savoir de qui il s'agit : noms, prénoms et initiales, numéros AVS, IBAN, adresses, téléphones, e-mails, numéros de dossier ou de chambre, dates complètes, ainsi que les détails qui identifient par recoupement. S'y ajoutent les informations intimes (santé, religion, origine, curatelle, poursuites, salaire) quand la tâche n'en a pas besoin. Les règles précises sont celles de votre organisation.
La checklist vaut-elle aussi pour Claude, Copilot ou Gemini ?
Oui. Les six vérifications portent sur le document, pas sur l'outil : elles sont les mêmes quel que soit l'assistant d'IA. L'outil et le compte à utiliser sont ceux que votre organisation a choisis.
Peut-on diffuser cette checklist à d'autres organisations ?
Oui. Le PDF est librement réutilisable, y compris par une association qui le transmet à ses membres, et il ne contient aucune marque. Si vous le diffusez, merci d'indiquer la source (maijinshield.ch/ressources/checklist-ia).
Quelle différence avec la checklist du modèle de directive ?
La checklist du modèle de directive interne sur l'usage de l'IA compte 11 cases et renvoie aux articles de la directive (outils autorisés, catégories choisies par l'organisation). Celle-ci tient en 6 questions, au moment de l'envoi, et s'utilise même sans directive écrite. Les deux peuvent être affichées ensemble.
Que faire si j'ai déjà collé un document avec des noms ?
Signalez-le sans attendre à la personne de référence inscrite en bas de la feuille, avec la date, l'outil et le type d'information envoyée, sans recopier les données dans le message. La suite se décide selon les règles de votre organisation, avec la personne de référence ou votre conseiller·ère à la protection des données. Beaucoup d'organisations choisissent de traiter ces signalements sans reproche, pour améliorer les pratiques.
Faut-il un outil pour faire ces vérifications ?
Non. On peut les faire à la main, en recherchant et remplaçant chaque nom dans Word puis en relisant le document. Le guide pour anonymiser un document avant ChatGPT décrit la méthode pas à pas. Un outil de pseudonymisation peut aider, mais la relecture avant l'envoi reste nécessaire.
Sources officielles
- PFPDT : Page « Recours à l'intelligence artificielle au quotidien – exemples pratiques » (nouvel onglet)
- PFPDT : Page « IA et protection des données » (nouvel onglet) (24 septembre 2025)
- PFPDT et OFCS : Campagne « Cyber Security Month - IA générative au travail : enjeux de protection des données - Campagne conjointe du PFPDT et de l'OFCS » ; objectif déclaré : fournir des pistes de réflexion et d'action pour promouvoir une utilisation responsable des outils d'IA (nouvel onglet) (16 octobre 2026)
- OFCS : Page « L'IA dans le quotidien professionnel : Exploiter les possibilités, protéger les données » (nouvel onglet) (16 octobre 2026)
- PFPDT : Mise à jour « La loi actuelle sur la protection des données est directement applicable à l'IA » (nouvel onglet) (8 mai 2025)
- Fedlex : Loi fédérale sur la protection des données (LPD), RS 235.1 (nouvel onglet)
- privatim : Liste d'adresses « Organisation (FR) » des autorités de protection des données de la Confédération, des cantons et de communes (nouvel onglet)
- Canton de Fribourg, ATPrDM : « Guide du caviardage » (rendre illisibles et irrécupérables les passages caviardés dans des documents manuscrits, Word et PDF) (nouvel onglet) (Dernière modification le 5 novembre 2025)
Ce guide donne des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour une situation précise, adressez-vous au conseiller ou à la conseillère à la protection des données de votre institution, ou à un·e juriste.