Traité en Suisse · Documents d'origine jamais conservés · 0 traceur tiersTables de correspondance et versions anonymisées chiffrées, effacées après 90 jours
Maijin Shield

Questions fréquentes sur Maijin Shield

Rédigé par l'équipe de Maijin Sàrl, Genève · Publié le · Mis à jour le

En bref

Maijin Shield remplace les données personnelles de vos documents Word, Excel, PowerPoint, PDF et XML par des étiquettes comme [PERSONNE_1] avant de les confier à une IA, puis remet les vraies valeurs. C'est de la pseudonymisation : le texte est analysé par l'IA d'Infomaniak en Suisse, le document d'origine n'est jamais conservé, la table de correspondance et la version anonymisée le sont, chiffrées, 90 jours.

Le principe

Maijin Shield remplace les données personnelles d'un document par des étiquettes lisibles, vous confiez ce document à l'IA de votre choix, puis Maijin Shield remet les vraies valeurs dans le document rendu par l'IA. Vous gardez la main : un aperçu vous montre ce qui a été repéré avant tout téléchargement.

Que fait Maijin Shield ?

Maijin Shield est un service suisse qui anonymise les documents Word, Excel, PowerPoint, PDF et XML avant de les confier à une IA comme ChatGPT, Claude ou Copilot, puis remet les vraies valeurs dans le document rendu par l'IA. Vous déposez le document, vous vérifiez un aperçu des données repérées, vous téléchargez le même document avec des étiquettes à la place des données, puis vous le donnez à votre IA. Maijin Shield est édité par Maijin Sàrl, Genève (IDE CHE-300.778.667). Maijin Shield en bref : éditeur, hébergement, faits clés.

Est-ce de l'anonymisation ou de la pseudonymisation ?

Techniquement, Maijin Shield fait de la pseudonymisation : l'IA ne voit que des étiquettes comme [PERSONNE_1], et seule la personne qui a anonymisé un document peut en retrouver les vraies valeurs. Anonymiser pour de bon voudrait dire que personne ne peut plus retrouver la personne ; ici, la table de correspondance permet de remettre les vraies valeurs, c'est tout l'intérêt de l'outil. Pour qui détient cette table (votre compte et Maijin Sàrl, qui la garde chiffrée), la personne reste identifiable ; la définition des données personnelles figure à l'art. 5 let. a LPD. Le mot « anonymiser » est utilisé dans le langage courant.

À quoi ressemblent les étiquettes, et l'IA comprend-elle encore le texte ?

Chaque donnée devient une étiquette qui dit son type et un numéro : [PERSONNE_1], [DATE_2], [DIAGNOSTIC_1], [AVS_1]. La même valeur reçoit la même étiquette dans tout le document, et un prénom seul ou un nom seul reçoit une étiquette dérivée de la personne ([PERSONNE_1_PRENOM], [PERSONNE_1_NOM]). L'IA comprend donc qui fait quoi dans le texte, sans savoir qui est la personne.

Comment retrouver les vraies valeurs dans la réponse de l'IA ?

Déposez le document Word, Excel, PowerPoint, PDF ou XML rendu par l'IA dans « Retrouver les vraies valeurs » ou, si l'IA a répondu dans la conversation, choisissez « Texte collé » et collez sa réponse : Maijin Shield reconnaît seul le document d'origine et remet les vraies données à la place des étiquettes ; un texte collé vous revient prêt à copier. Demandez à l'IA de garder les étiquettes telles quelles : une étiquette modifiée ou supprimée ne peut pas être remplacée. Relisez ensuite le résultat : l'IA ne connaissait pas les vraies personnes, les accords (« il », « elle ») peuvent être à corriger. La restitution ne compte pas dans le quota de pages.

Ce qui est masqué

Par défaut, tout ce que Maijin Shield détecte est masqué : identité, coordonnées, numéros, dates et données sensibles. Vous vérifiez l'aperçu avant de télécharger, et votre équipe peut choisir de laisser certaines catégories en clair. La détection est automatique : elle peut se tromper, d'où l'aperçu.

Quelles données sont masquées ?

Par défaut, tout ce qui est détecté : noms et prénoms, adresses postales, adresses e-mail, téléphones, dates, numéros AVS, IBAN, numéros d'identification (passeport, plaque, matricule, numéro de patient, numéro du dossier électronique du patient EPR-SPID ou MPI-ID, GLN d'un soignant…), identifiants techniques (adresses IP, noms de serveurs et de postes, comptes informatiques), employeurs et organisations liés à une personne. S'y ajoutent les données suivantes : santé (diagnostics, traitements, médicaments), origine ethnique, opinions religieuses, philosophiques, politiques ou syndicales, poursuites et condamnations, mesures d'aide sociale. La liste des données sensibles figure à l'art. 5 let. c LPD.

Peut-on anonymiser sans aucun retour possible ?

Oui. Au moment d'anonymiser, décochez « Pouvoir retrouver les vraies valeurs » : aucune table de correspondance n'est enregistrée, et les étiquettes prennent la forme [PERSONNE_A], que Maijin Shield ne reconnaîtra jamais pour remettre des valeurs. Utile quand un document doit sortir de l'organisation sans retour possible, pour des raisons légales ou contractuelles. L'opération est inscrite au journal d'audit, sans aucun contenu.

Peut-on laisser certaines données en clair ?

Oui, de deux façons. Pour toute l'équipe : dans les Paramètres, les administrateurs (ou le titulaire d'un compte sans équipe) décochent les catégories à laisser en clair. Pour un document : dans l'aperçu, un clic sur une donnée surlignée permet de la laisser en clair ou de changer son type. Le conseil reste de ne laisser en clair que ce dont l'IA a vraiment besoin.

Et si l'outil oublie un nom, ou en masque un de trop ?

C'est possible : la détection est automatique et imparfaite, et nous ne publions pas de taux de détection. L'aperçu sert à cela : sélectionnez un mot oublié pour le masquer (il disparaît partout dans le document), ou cliquez sur une donnée masquée à tort pour la laisser en clair. Par e-mail, il n'y a pas d'aperçu : relisez le document reçu avant de le confier à l'IA.

Les constantes et valeurs de laboratoire sont-elles masquées ?

Oui, par défaut. Pour la santé, l'équipe choisit entre « Tout masquer » (par défaut) et « L'essentiel » : dans ce second cas, les mesures seules (tension, valeurs de laboratoire, scores) restent lisibles pour l'IA, tandis que diagnostics, traitements et médicaments restent masqués. Une valeur accompagnée d'autre chose (« diabète de type 2 », un nom de médicament) reste masquée.

Un document anonymisé peut-il encore permettre de reconnaître quelqu'un ?

Oui, par recoupement. Un code postal, un âge et un diagnostic rare, même sans nom, peuvent suffire à reconnaître une personne. Masquez généreusement en cas de doute, et retirez du document ce qui n'est pas utile à la tâche. Un exemple pas à pas est dans le guide pour préparer un document de patient avant de le confier à une IA.

Formats et usage au quotidien

Maijin Shield traite les documents Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), PDF et XML, ainsi que le texte collé (e-mail, extrait de Google Doc), jusqu'à 20 Mo, déposés dans l'espace en ligne ou transférés par e-mail. Le document anonymisé se donne ensuite à l'IA que vous utilisez déjà, ChatGPT, Claude, Copilot ou une autre : Maijin Shield ne s'y connecte pas.

Quels documents puis-je déposer ?

Des documents Word (.docx), Excel (.xlsx) et PDF, jusqu'à 20 Mo et environ 150 pages. Un ancien .doc ou .xls doit d'abord être enregistré en .docx dans Word ou en .xlsx dans Excel. Un PDF fait uniquement de pages scannées est refusé, et le contenu des images n'est jamais analysé : dans l'aperçu, vous pouvez retirer les images du document. Dans un PDF, le texte masqué est réellement effacé du fichier, pas recouvert d'un rectangle noir.

Avec quelle IA puis-je utiliser le document anonymisé ?

Avec celle que vous utilisez déjà : ChatGPT, Claude, Copilot, Le Chat de Mistral ou une autre. Maijin Shield ne se connecte à aucune de ces IA : vous téléchargez le document anonymisé et vous le leur confiez vous-même, comme n'importe quel fichier ou en copiant son texte. Pour retrouver les vraies valeurs, déposez le document rendu par l'IA ou collez sa réponse en texte, étiquettes intactes. Vérifiez aussi les conditions d'utilisation de l'IA choisie et la directive interne de votre organisation.

Comment fonctionne le dépôt par e-mail ?

Chaque personne a une adresse de dépôt personnelle, visible dans les Paramètres. Transférez-y un e-mail avec le document Word, Excel, PowerPoint, PDF ou XML en pièce jointe (5 au plus) : la version anonymisée revient en général en quelques minutes, à l'adresse de votre compte uniquement. Transférez de la même façon le document rendu par l'IA pour retrouver les vraies valeurs. Seuls les e-mails envoyés depuis l'adresse du compte sont traités, tout ce qui est détecté est masqué (sans aperçu) et l'e-mail reçu est effacé dès qu'il est traité. Le document passe aussi par votre propre messagerie, à l'aller comme au retour (le document restitué contient alors les vraies valeurs) ; elle peut être hébergée hors de Suisse.

Données et sécurité

Le texte du document est envoyé au modèle d'IA d'Infomaniak, en Suisse ; le document d'origine n'est jamais conservé ; seules la table de correspondance et la version anonymisée sont gardées, chiffrées, 90 jours. Le détail complet, y compris le seul prestataire hors de Suisse, est sur la page Sécurité.

Qu'est-ce qui part vers une IA, et laquelle ?

Pour la détection, le texte du document est envoyé en clair, par une connexion chiffrée, à des modèles d'IA hébergés par Infomaniak en Suisse (zéro rétention et zéro entraînement selon Infomaniak, un engagement que nous ne pouvons pas vérifier nous-mêmes). Ensuite, l'IA à laquelle vous confiez le document anonymisé (ChatGPT, Claude, Copilot…) ne reçoit que la version avec étiquettes, plus ce que vous avez choisi de laisser en clair. Ce qui part, ce qui reste, combien de temps : le détail est sur la page Sécurité.

Qu'est-ce qui est conservé, et combien de temps ?

Le document d'origine n'est jamais conservé. Seules la table de correspondance et la version anonymisée du document (à retélécharger depuis « Mes documents ») sont conservées, chiffrées, 90 jours, puis effacées ; elles peuvent être supprimées à tout moment. Avec la table sont gardés le nom du fichier (chiffré) et une empreinte du texte anonymisé qui sert à reconnaître le document. Les sauvegardes de la base les gardent, toujours chiffrées, jusqu'à 14 jours de plus. Vous pouvez effacer un document depuis « Mes documents » à tout moment ; le détail des autres données (compte, statistiques sans contenu, facturation) est dans la politique de confidentialité et sur la page Sécurité.

Où sont traitées les données, et quels prestataires sont hors de Suisse ?

Les documents et l'IA de détection sont traités en Suisse, chez Infomaniak (hébergement, base de données, modèles d'IA, boîte de dépôt par e-mail), et tous nos e-mails (connexion, invitations, notifications, réponses du dépôt) partent de la messagerie d'Infomaniak, en Suisse. Un seul prestataire est hors de Suisse : Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande, et Stripe, LLC, États-Unis) gère le paiement des abonnements ; il ne reçoit ni un document ni une donnée traitée par l'outil.

Qui peut retrouver les vraies valeurs d'un document ?

Seul le compte qui l'a anonymisé, même en équipe, et seulement tant qu'il en est membre : un collègue ne peut pas retrouver les vraies valeurs de vos documents, et les administrateurs n'en voient que le nom anonymisé, la date et l'adresse de l'auteur. La table est chiffrée en AES-256-GCM avec une clé gardée hors de la base de données, et liée à son document et à son auteur. Ce n'est pas un chiffrement de bout en bout : le serveur de Maijin détient la clé, puisqu'il doit vous remettre les vraies valeurs ; il ne déchiffre la table que pour remettre les vraies valeurs dans ce que l'IA vous a rendu.

Peut-on conclure un contrat de sous-traitance ?

Oui : le contrat de sous-traitance fait partie des conditions générales ; il s'applique à tout abonnement et il est accepté avec elles à la souscription. Le texte de l'art. 9 LPD (« Sous-traitance ») est consultable sur Fedlex ; votre conseiller ou conseillère à la protection des données dira ce qu'il vous faut.

Offres et compte

Trois offres, selon le nombre de personnes de l'équipe : Entreprise 1–49 (1 à 49 personnes), Entreprise 50–299 (50 à 299 personnes) et Entreprise 300+ (300 personnes et plus). Il n'y a pas d'offre gratuite : la démo de la page d'accueil permet de voir le résultat sur un document court, sans compte.

Combien coûte Maijin Shield ?

Le prix dépend de la taille de votre équipe : il vous est communiqué lors d'une démonstration ou sur demande. Trois offres : Entreprise 1–49 : 10 000 pages par mois ; Entreprise 50–299 : 20 000 pages par mois ; Entreprise 300+ : 40 000 pages par mois. L'offre dépend du nombre de membres de l'équipe, invitations en attente comprises ; toutes acceptent des documents d'environ 150 pages et gardent la table de correspondance 90 jours. Le paiement se fait par carte ou sur facture, sans période d'essai, et l'abonnement se résilie à tout moment, actif jusqu'à la fin de la période payée. Sans offre, un compte peut toujours retrouver les vraies valeurs des documents déjà anonymisés. Demandez une démonstration sur la page Tarifs.

Puis-je essayer sans créer de compte ?

Oui : sur la page d'accueil, l'essai sans compte anonymise un document Word, Excel, PowerPoint, PDF ou XML court (environ 6 000 caractères). C'est ainsi que l'on essaie le service : il n'y a ni offre gratuite ni période d'essai. Comme dans l'espace, le texte part à l'IA d'Infomaniak, en Suisse : utilisez de préférence un document fictif ou de test. Le document n'est jamais conservé ; la table de correspondance est gardée chiffrée, en mémoire seulement, jusqu'à 1 heure après le dernier document, le temps d'essayer aussi le retour des vraies valeurs. Le dépôt par e-mail, lui, demande un compte. Pour un usage durable, il faut un compte et une offre. Le compte est ouvert par notre équipe après une démonstration, ou par l'administrateur de votre équipe qui vous invite ; il ne demande que votre adresse e-mail, sans mot de passe (lien de connexion par e-mail).

Comment fonctionne le travail en équipe ?

Un compte appartient à une seule équipe, créée depuis les Paramètres, et les collègues y sont invités par e-mail. L'offre (choisie selon le nombre de membres, invitations en attente comprises), le quota de pages et les réglages de masquage sont ceux de l'équipe, réglés par ses administrateurs ; chacun ne retrouve que les vraies valeurs de ses propres documents, tant qu'il est membre de l'équipe. Les pages se comptent à l'anonymisation : pages réelles pour un PDF, une page par tranche de 3 000 caractères pour un Word ou un Excel.

Utiliser Maijin Shield dans une organisation

Maijin Shield est conçu pour aider à respecter la nLPD en réduisant ce que voit l'IA. Il ne remplace ni un avis juridique, ni la directive interne de votre organisation, ni la relecture humaine ; les sources officielles sont celles du PFPDT et de Fedlex.

Maijin Shield suffit-il à respecter la nLPD quand on utilise l'IA ?

Nous ne pouvons pas répondre à cette question à votre place : l'appréciation de votre situation revient à votre DPO ou à votre juriste. Maijin Shield est conçu pour aider à respecter la nLPD : il réduit fortement ce que voit le fournisseur d'IA. Les faits à connaître pour en juger : le texte part en clair vers l'IA d'Infomaniak en Suisse, le document d'origine n'est jamais conservé, la table de correspondance et la version anonymisée sont conservées chiffrées 90 jours (sauvegardes comprises jusqu'à 14 jours de plus), c'est de la pseudonymisation, et un contrat de sous-traitance peut être conclu sur demande. Le service ne remplace ni un avis juridique, ni la directive interne de votre organisation, ni la relecture humaine.

Où trouver les sources officielles sur l'IA et la protection des données ?

Le texte de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) est sur Fedlex. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) publie une page « IA et protection des données » et des exemples pratiques : sur l'usage quotidien de l'IA, il conseille aux personnes concernées de n'accepter les conditions d'utilisation que si elles y consentent et, dans le cas contraire, de renoncer au service ou, si cela est possible pour l'usage concret, de supprimer les données personnelles avant de saisir une demande dans un programme basé sur l'IA. Le DFJP doit présenter d'ici fin 2026 un avant-projet de règles sur l'IA destiné à la consultation (page de l'Office fédéral de la justice). Pour une institution publique ou un secret professionnel, l'autorité cantonale ou l'association professionnelle compétente complète ces sources.

Sources officielles

Cette page donne des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour une situation précise, adressez-vous au conseiller ou à la conseillère à la protection des données de votre organisation, ou à un·e juriste.