ChatGPT et données de patients : préparer un document avant de le confier à une IA

Dans beaucoup d'EMS, de cabinets et de services de soins à domicile, quelqu'un a déjà collé une lettre de sortie dans ChatGPT pour gagner une heure. Ce guide décrit une méthode pour préparer le document avant de le confier à une IA, avec un exemple fictif et une checklist. Il ne dit pas ce qui est permis : pour cela, il renvoie aux autorités et aux associations professionnelles (section « Où trouver les textes et les prises de position officiels »).

Ce qui part quand vous collez un document dans une IA

Tout ce que vous collez ou déposez est envoyé au fournisseur de l'IA, avec les noms, dates et diagnostics qu'il contient. Où ce texte est traité, combien de temps il est gardé et s'il sert à entraîner le modèle dépend du fournisseur et de votre abonnement.

Quatre questions à poser avant le premier envoi :

• Dans quel pays le texte est-il traité ?
• Sert-il à entraîner les modèles ?
• Combien de temps est-il conservé ?
• Votre compte est-il une offre gratuite ou un contrat d'entreprise ?

Les réponses changent d'un fournisseur à l'autre : lisez les conditions de votre abonnement, pas celles d'une brochure commerciale.

Une pièce jointe (Word, PDF) contient aussi des en-têtes, des pieds de page, des commentaires, les propriétés du fichier (auteur), parfois des révisions. Ce qui n'est pas visible à l'écran part aussi.

Quoi masquer dans un document de patient

Masquez les identifiants directs (nom, adresse, AVS, téléphone, e-mail) et les identifiants indirects (dates précises, proches, médecins, établissements, lieux, professions rares). Décidez ensuite, selon la tâche demandée à l'IA, si les diagnostics et les traitements doivent rester lisibles.

Les identifiants directs

Les identifiants indirects et le recoupement

Retirer le nom ne suffit pas. Un NPA, un âge exact, un diagnostic rare et une date d'hospitalisation peuvent suffire à reconnaître quelqu'un dans un village ou dans un EMS de quarante lits. La brochure de la FMH de 2022 signale elle-même le risque de croisement de données. Pensez donc aussi aux dates, aux lieux, aux noms de proches, de médecins et d'employeurs, et aux professions rares. Gardez l'année plutôt que la date complète quand l'âge suffit à la tâche.

Pour les écrits d'un EMS ou d'un service de soins à domicile (PV de colloque, transmissions, numéro de chambre, date d'entrée), voir le guide IA en EMS et soins à domicile : préparer un document sans exposer les résidents.

L'âge en toutes lettres (« 84 ans ») et un nom de village seul ne sont pas toujours repérés par un outil : vérifiez-les dans l'aperçu.

Garder ou masquer le diagnostic

C'est un compromis. Si vous masquez tout, l'IA n'a plus de matière pour vous aider ; si vous gardez le diagnostic, le texte reste exploitable mais plus sensible. Réglez par catégories selon la tâche : reformuler un courrier, résumer un séjour, préparer une synthèse.

Dans Maijin Shield, la catégorie « Santé » (diagnostics, traitements, médicaments) a deux niveaux : « Tout masquer » (y compris les constantes et les résultats d'examens) ou « L'essentiel » (les constantes, valeurs de laboratoire et scores restent lisibles). Ce réglage se fait dans les Paramètres, par les administrateurs de l'équipe (ou par vous-même si vous travaillez seul·e).

La méthode en 5 étapes

Choisissez ce qui doit rester lisible, remplacez le reste par des étiquettes, relisez l'aperçu, envoyez la version aux étiquettes avec une consigne claire, puis remettez les vraies valeurs et relisez avant tout usage.

1. Définir la tâche. Un résumé de séjour n'a pas besoin du numéro AVS : n'envoyez que les passages et les informations utiles.
2. Remplacer les identifiants par des étiquettes, à la main (long, source d'oublis) ou avec un outil. Une même personne garde la même étiquette dans tout le document. Pour un document Word ou PDF, voir aussi la méthode pour anonymiser un document avant ChatGPT (métadonnées, en-têtes, vraie suppression dans un PDF).
3. Relire l'aperçu. Un surnom, un nom mal orthographié, une abréviation, des initiales, un nom dans un en-tête ou un tableau peuvent échapper au repérage.
4. Donner une consigne à l'IA qui garde les étiquettes : « Conserve les étiquettes telles quelles, n'invente rien. »
5. Restituer et relire. Collez la réponse de l'IA dans « Retrouver les vraies valeurs » (mode « Texte collé »), ou déposez le document qu'elle a rendu ; par e-mail, seules les pièces jointes (Word, Excel, PDF) sont traitées, pas le texte du message. Les vraies valeurs reprennent leur place. La relecture humaine reste indispensable.

Exemple : une lettre de sortie fictive, avant et après

Voici un extrait de lettre de sortie inventé, puis le même texte tel qu'il part vers l'IA, avec des étiquettes à la place des données personnelles et de santé. L'exemple est illustratif : la sortie exacte dépend du document et des réglages. Les personnes, l'adresse, le numéro et l'établissement sont inventés.

Avant

Madame Rosa Delacrétaz, née le 14.03.1941, AVS 756.1234.5678.97, domiciliée Chemin des Vignes 12, 1004 Lausanne, a séjourné à l'Hôpital des Tilleuls du 02.09.2026 au 09.09.2026 pour une insuffisance cardiaque décompensée. Sa fille, Mme Anne Delacrétaz (079 123 45 67), a été informée du plan de sortie. Rosa reprendra le furosémide dès son retour. Mme Delacrétaz souhaite être appelée avant la première visite.

Après (illustratif, réglage Santé « Tout masquer »)

Madame [PERSONNE_1], née le [DATE_1], AVS [AVS_1], domiciliée [ADRESSE_1], a séjourné à l'[ORGANISATION_1] du [DATE_2] au [DATE_3] pour une [DIAGNOSTIC_1]. Sa fille, Mme [PERSONNE_2] ([TELEPHONE_1]), a été informée du plan de sortie. [PERSONNE_1_PRENOM] reprendra le [DIAGNOSTIC_2] dès son retour. Mme [PERSONNE_3] souhaite être appelée avant la première visite.

Ce qu'on y voit :

• Civilités. « Madame » et « Mme » restent en clair devant l'étiquette : l'IA garde le genre lisible.
• Prénom seul. « Rosa » reçoit [PERSONNE_1_PRENOM], dérivé de [PERSONNE_1] : l'IA comprend qu'il s'agit de la même personne, et la restitution remet le mot exact.
• Nom de famille partagé. « Delacrétaz » seul appartient à deux personnes : il reste masqué mais reçoit sa propre étiquette, [PERSONNE_3]. Quand deux personnes partagent un nom, écrivez le nom complet dans le document, sinon l'IA ne peut pas savoir de qui il s'agit.
• Adresse et NPA. Une adresse complète sur une ligne devient en principe une seule étiquette [ADRESSE_1] ; un NPA isolé (« NPA 1004 ») reçoit [NPA_1]. Selon le document, le découpage peut différer.
• Dates. Chaque date distincte reçoit sa propre étiquette ; une même date répétée garde la même.
• Niveau Santé « L'essentiel ». Une constante comme « tension 128/82 mmHg » resterait lisible ; un médicament ou un diagnostic resterait masqué.
• Ce que l'exemple ne montre pas. L'âge, la profession ou le village peuvent rester en clair s'ils ne sont pas repérés : d'où la relecture de l'aperçu.

Consigne à l'IA

Voici une lettre de sortie dont les données personnelles sont remplacées par des étiquettes entre crochets. Rédige un résumé de trois lignes pour le médecin traitant. Conserve les étiquettes telles quelles, n'invente rien.

Restitution. L'IA rend un résumé avec les mêmes étiquettes. Collez-le dans « Retrouver les vraies valeurs », mode « Texte collé », puis cliquez sur « Remettre les vraies valeurs », ou déposez le document de l'IA (Word, Excel, PDF). L'outil reconnaît le document d'origine (en cas de doute, il vous demande de choisir) et remet les vraies valeurs à leur place. Les étiquettes sont reconnues même si l'IA répond dans une autre langue (français, allemand, italien, anglais). Essayer avec un document fictif, sans compte.

Checklist avant d'envoyer un document de patient à une IA

Huit vérifications pratiques, à faire à chaque document, avant l'envoi et après la réponse de l'IA.

1. ☐ L'outil d'IA et le compte utilisés sont ceux que mon institution a choisis.
2. ☐ Je sais ce que la tâche demande, et je n'envoie que les passages utiles.
3. ☐ Noms, prénoms, surnoms et initiales sont remplacés, y compris ceux des proches, des médecins et du personnel.
4. ☐ Adresse, NPA, téléphone, e-mail, numéro AVS et numéro de patient sont remplacés.
5. ☐ Les dates précises sont remplacées, ou réduites à l'année si l'âge suffit.
6. ☐ Établissements, employeurs, lieux et professions rares sont remplacés ou généralisés.
7. ☐ J'ai relu l'aperçu complet, y compris en-têtes, pieds de page et tableaux.
8. ☐ J'ai relu la réponse de l'IA avant toute utilisation, et vérifié qu'elle n'invente rien.

Où trouver les textes et les prises de position officiels

Ce guide ne dit pas ce qui est permis. Les textes et les prises de position officiels sont listés ici, avec leur date ; pour savoir ce qu'ils impliquent pour votre cabinet ou votre institution, adressez-vous à votre juriste, à votre conseiller à la protection des données, au préposé cantonal ou à votre association professionnelle.

privatim publie la liste des autorités de protection des données de la Confédération, des cantons et des communes.

Les autres façons de travailler avec l'IA sur des dossiers

Masquer avant l'envoi n'est qu'une des voies. D'autres organisations utilisent une IA dédiée à la santé, une IA sous contrat d'entreprise ou une IA installée en interne ; le choix se fait avec votre juriste et votre informatique.

• IA dédiée à la santé. SwissGPT, d'AlpineAI (FAQ sur le traitement des données des patients publiée sur le site de HIN, version du 27 janvier 2025).
• IA sous contrat d'entreprise. Contrat avec le fournisseur, réglages de conservation et d'entraînement : à examiner avec votre informatique et votre juriste.
• IA locale. Un prototype de la Haute école spécialisée bernoise (BFH) et de l'OST, présenté le 9 février 2026, aide à rédiger des notes de dossier en travail social : reconnaissance vocale et modèle de langage tournent sur les ordinateurs de service, sans serveur externe ni cloud. Le brouillon produit est à contrôler par la personne qui l'utilise ; les auteurs relèvent que l'outil peut inventer des informations (article en allemand).

Ces voies se combinent avec la préparation décrite plus haut.

Avec Maijin Shield : ce qui part, ce qui reste

Maijin Shield applique cette méthode à des documents Word, Excel, PowerPoint, PDF et XML : il remplace les données qu'il détecte par des étiquettes, vous laisse corriger l'aperçu, puis remet les vraies valeurs dans le document rendu par l'IA ou dans sa réponse collée. C'est de la pseudonymisation, pas de l'anonymisation : avec la table, vous pouvez toujours rattacher le texte à la personne.

• Ce qui part. Le document est lu en mémoire sur notre serveur en Suisse (Infomaniak) ; son texte est envoyé en clair à l'IA d'Infomaniak, hébergée en Suisse (zéro rétention et zéro entraînement selon Infomaniak), pour repérer ce qu'il faut masquer. L'IA que vous utilisez ensuite ne reçoit que la version aux étiquettes. Maijin Sàrl agit comme sous-traitant ; le contrat de sous-traitance, annexe des conditions générales, s'applique à tout abonnement (confidentialité).
• Ce qui reste. La table de correspondance, le nom du fichier d'origine et la version anonymisée (à retélécharger depuis l'historique), chiffrés, plus une empreinte du texte anonymisé qui ne permet pas de le reconstituer : 90 jours, puis effacés ; vous pouvez les effacer à tout moment. Les sauvegardes quotidiennes sont conservées 14 jours, données chiffrées comprises : une donnée effacée en disparaît au plus tard 14 jours plus tard.
• Ce qui n'est jamais conservé. Le document d'origine.
• Essai sans compte. Le texte part aussi à l'IA d'Infomaniak : utilisez de préférence un document fictif. Le document n'est jamais conservé ; la table est gardée chiffrée, en mémoire seulement, jusqu'à 1 heure après le dernier document, le temps d'essayer le retour des vraies valeurs.

Limites. C'est de la pseudonymisation : le risque de recoupement demeure. Des oublis sont possibles, d'où l'aperçu. L'outil ne remplace ni la relecture humaine, ni la directive interne, ni un avis juridique. Voir aussi ce qui part, ce qui reste, combien de temps.

Offres. Trois offres selon le nombre de personnes de l'équipe, avec 10 000 à 40 000 pages par mois, documents d'environ 150 pages, dépôt par e-mail compris. Le prix dépend de la taille de l'équipe : l'essai sans compte montre le résultat sur un document court, puis demandez une démonstration.

Ce guide donne des informations générales et ne constitue pas un avis juridique. Pour une situation précise, adressez-vous au conseiller ou à la conseillère à la protection des données de votre institution, ou à un·e juriste.