KI im Alters- und Pflegeheim: Teamsitzung, Angehörige und Berichte, ohne Namen von Bewohnenden

In Alters- und Pflegeheimen wird viel geschrieben: Protokolle der Teamsitzung, Briefe an Angehörige, Sturz- und Ereignisberichte. Diese Seite zeigt, wie Sie solche Texte mit Maijin Shield ohne die Namen der Bewohnenden an ChatGPT, Claude oder Copilot geben und wie Sie das im Team einführen.

Wofür KI im Alters- und Pflegeheim dient: Teamsitzung, Angehörige, Berichte

Im Alters- und Pflegeheim hilft KI vor allem bei langen, wiederkehrenden Texten: ein Protokoll der Teamsitzung bereinigen, einen Brief an Angehörige vorbereiten, einen Sturz- oder Ereignisbericht gliedern. Dafür braucht sie die Fakten und Entscheide, nicht den Namen der Bewohnerin oder des Bewohners.

Teamsitzung

Ein interdisziplinäres Protokoll (Pflege, Aktivierung, Heimärztin) lässt sich auf eine Seite bringen, mit Entscheiden, Zuständigkeiten und Terminen. Die KI verfolgt, wer was tut, weil [PERSON_2] von Anfang bis Ende [PERSON_2] bleibt. Das gilt auch für Notizen aus dem Rapport.

Angehörige

Ein Brief oder eine E-Mail an Angehörige nach einem Ereignis soll klar und einfühlsam sein. Die KI braucht dafür das Ereignis und die Massnahmen, nicht den Namen und nicht die Zimmernummer.

Berichte

Bei einem Sturz- oder Ereignisbericht bleiben Chronologie und Massnahmen erhalten, die Identität wird maskiert.

Was Sie vor dem Senden an die KI entfernen

Die Namen der Bewohnenden, der Angehörigen und der Mitarbeitenden, die Zimmernummer, vollständige Daten, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, meist auch Diagnosen, Medikamente und Massnahmen wie eine Beistandschaft. Was jemanden ohne Namen erkennbar macht (sehr hohes Alter, Wohngemeinde, seltene Lebensgeschichte), verallgemeinern Sie von Hand.

Durch feste Regeln erkannt: Namen nach «Herr», «Frau» oder «Dr. med.» und viele Namen mit einem häufigen Vornamen, «Zimmer» gefolgt von 2 bis 4 Ziffern («Zimmer 214»), vollständige Daten, Schweizer Telefonnummern, E-Mail-Adressen, AHV-Nummern, IBAN, Strasse mit PLZ und Ort, «Patientennummer» mit Nummer. Hängt von der KI-Analyse ab, in der Vorschau prüfen: Name des Heims oder der Abteilung, Diagnosen, Medikamente, Beistandschaft, Religion, ein Name direkt nach einer Funktion («Pflegefachfrau Regula Bieri»), «Zimmer Nr. 214» oder «Zi. 214», eine «Bewohnernummer».

Von Hand anpassen müssen Sie: das Alter («91 Jahre» bleibt im Klartext), Daten ohne Tag («im März 2025»), Zugangscodes, eine seltene Lebensgeschichte. Mehr dazu unter indirekte Identifikatoren und Verknüpfung; zu Diagnosen siehe Diagnose behalten oder maskieren.

Kurz-Checkliste vor dem Senden

• ☐ Namen von Bewohnenden, Angehörigen und Mitarbeitenden ersetzt.
• ☐ Zimmernummer, Abteilung und Name des Heims ersetzt.
• ☐ Vollständige Daten ersetzt oder auf das Jahr gekürzt.
• ☐ Telefonnummern, E-Mail-Adressen und AHV-Nummer ersetzt.
• ☐ Diagnosen und Medikamente nur, wenn die Aufgabe sie braucht.
• ☐ Alter, Wohngemeinde und seltene Details verallgemeinert.

So fügt sich Maijin Shield in die Arbeit des Teams ein

Sie legen das Dokument ab oder fügen den Text ein, prüfen die Vorschau, geben der KI die Fassung mit Platzhaltern und holen danach die echten Angaben zurück, indem Sie ihre Antwort ablegen oder einfügen.

1. Ablegen. Ein Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder XML-Dokument, oder einen Text einfügen (E-Mail, Auszug aus der Pflegedokumentation). Ein PDF muss Text enthalten: Ein vollständig gescanntes PDF wird abgelehnt. Siehe die Methode, ein Word- oder PDF-Dokument vor ChatGPT zu anonymisieren.
2. Vorschau prüfen. Jede hervorgehobene Angabe zeigt den vorgesehenen Platzhalter; ein Klick lässt sie im Klartext («Nicht maskieren») oder ändert ihren Typ («Typ ändern»); ein markiertes vergessenes Wort wird überall maskiert («Vergessene Angabe maskieren»).
3. Herunterladen. Dasselbe Dokument, Layout erhalten, auch der Dateiname ist anonymisiert.
4. Der KI geben (ChatGPT, Claude, Copilot), mit einer Anweisung, die die Platzhalter beibehält.
5. Echte Angaben zurückholen. Im Reiter «Echte Angaben zurückholen» das Dokument der KI ablegen oder «Eingefügter Text» wählen und «Echte Angaben einsetzen»; grammatische Formen prüfen.

Mehrere Dokumente. Bis zu 20 Dateien auf einmal, dann «Alle anonymisieren und herunterladen (.zip)». Derselbe Wert behält in all Ihren Dokumenten denselben Platzhalter.

Per E-Mail. «Ablage per E-Mail»: bis zu 5 Anhänge von der Adresse des eigenen Kontos weiterleiten, ohne Vorschau; alles Erkannte wird maskiert.

Endgültig anonymisieren. Wenn Sie «Echte Angaben später zurückholen können» abwählen, wird endgültig anonymisiert: keine Zuordnungstabelle, Platzhalter mit Buchstaben ([PERSON_A]), die beim Zurückholen nie erkannt werden.

Fiktives Beispiel: Aus einem Sturzbericht wird ein Brief an die Angehörigen

Hier ein erfundener Sturzbericht und der Text, der an die KI geht. Mit Stern markierte Platzhalter hängen von der KI-Analyse ab und werden in der Vorschau geprüft; Alter und Uhrzeiten bleiben im Klartext.

Personen, Heim und Nummern sind erfunden; das genaue Ergebnis hängt vom Dokument und den Einstellungen ab. In einem Konto folgen die Nummern dem Register des Teams: Ein Platzhalter wie [PERSON_14] ist normal.

Vorher

Sturzbericht vom 12.10.2026, Alters- und Pflegeheim Erlenhalde.

Herr Walter Schürch, 91 Jahre, Zimmer 214, lag um 6.15 Uhr am Boden. Gefunden hat ihn Fabienne Gerber, Pflegefachfrau. Hämatom an der Stirn, keine Bewusstlosigkeit. Unter Antikoagulation.

Die Heimärztin, Dr. med. Barbara Zysset, wurde um 7 Uhr informiert. Sein Sohn, Daniel Schürch (079 555 43 21), wurde telefonisch benachrichtigt. Walter geht wieder mit dem Rollator.

Nachher (zur Veranschaulichung)

Sturzbericht vom [DATUM_1], [ORGANISATION_1]*.

Herr [PERSON_1], 91 Jahre, Zimmer [KENNNUMMER_1], lag um 6.15 Uhr am Boden. Gefunden hat ihn [PERSON_2], Pflegefachfrau. [GESUNDHEIT_1]*, keine Bewusstlosigkeit. Unter [GESUNDHEIT_2]*.

Die Heimärztin, Dr. med. [PERSON_3], wurde um 7 Uhr informiert. Sein Sohn, [PERSON_4] ([TELEFON_1]), wurde telefonisch benachrichtigt. [PERSON_1_VORNAME] geht wieder mit dem Rollator.

* Platzhalter, der von der Erkennung durch die KI-Analyse abhängt: in der Vorschau prüfen. Die KI kann auch «keine Bewusstlosigkeit» maskieren.

Was man sieht:

• Vorname allein. «Walter» allein wird zu [PERSON_1_VORNAME], abgeleitet von [PERSON_1]: Die KI versteht, dass es dieselbe Person ist.
• Im Klartext. «91 Jahre», «6.15 Uhr», «7 Uhr», die Funktionen (Pflegefachfrau, Heimärztin) und «Rollator».

Anweisung an die KI

Hier ist ein Sturzbericht, in dem die Personendaten durch Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt sind, zum Beispiel [PERSON_1]. Schreibe einen klaren und einfühlsamen Brief an [PERSON_4], um ihn über den Sturz seines Vaters zu informieren: was passiert ist, welche Pflege geleistet wurde, welche Massnahmen getroffen wurden. Stelle keine Diagnose und versprich kein Ergebnis. Übernimm alle Platzhalter unverändert, ohne sie zu übersetzen oder neue hinzuzufügen, und erfinde keine Angaben.

Zurückholen

Die KI gibt den Brief mit denselben Platzhaltern zurück. Legen Sie ihn unter «Echte Angaben zurückholen» als Dokument ab (Word, PDF …) oder fügen Sie ihn unter «Eingefügter Text» ein: Dann stehen wieder die echten Namen darin. Prüfen Sie grammatische Formen und Ton: Die KI kannte die Personen nicht.

Mit einem fiktiven Dokument ausprobieren, ohne Konto

Ein weiteres Beispiel: ein Austrittsbericht, vorher und nachher. Für die Pflege zu Hause zeigt die Seite KI in der Spitex einen Verlaufsbericht mit Adresse und Schlüsselbox.

Im Team einführen, in vier Schritten

Legen Sie fest, welche Texte mit welchem KI-Werkzeug bearbeitet werden, stellen Sie die zu maskierenden Kategorien einmal für das ganze Team ein, laden Sie die Personen ein, die schreiben, und zeigen Sie die Methode an einem fiktiven Dokument. Was für Ihr Heim gilt, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberaterin oder Ihrem Datenschutzberater.

1. Schriftlich festlegen, welche Texte über die KI laufen, mit welchem Werkzeug und welchem Konto, wer gegenliest und was nie hineingehört.
2. Maskierung einstellen. Unter «Einstellungen», Abschnitt «Zu maskierende Daten», wählen die Administratoren des Teams die Kategorien (14 Kategorien, standardmässig alles maskiert) und die Stufe für «Gesundheit»: «Alles maskieren» oder «Das Wesentliche» (einfache Messwerte wie «Blutdruck 128/82 mmHg» bleiben für die KI lesbar; Diagnosen und Medikamente werden maskiert). Das gilt für alle Mitglieder.
3. Mitglieder per E-Mail einladen, aus den Einstellungen; Angebot und Seitenkontingent gehören dem Team. Konten entstehen nur auf Einladung oder werden beim Start vom Maijin-Team eröffnet.
4. Das Team schulen an einem fiktiven Dokument und die Kurz-Checkliste im Stationszimmer aushängen.

Welche Schriftstücke im Alltag betroffen sind, mit Anweisungen zum Kopieren und einer Checkliste für das Team, zeigt der Ratgeber KI im Pflegeheim und in der Spitex.

Datenschutz: wo Sie die offiziellen Texte finden

Diese Seite sagt nicht, was für ein Alters- und Pflegeheim erlaubt oder vorgeschrieben ist. Die offiziellen Seiten sind mit Datum aufgeführt; was sie für Ihr Heim bedeuten, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberaterin oder Ihrem Datenschutzberater, Ihrer Juristin oder Ihrem Juristen oder mit den Datenschutzbehörden (Adressliste bei privatim).

Was an die KI geht, was bei Maijin Shield bleibt

Maijin Shield ersetzt die erkannten Angaben in Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und XML-Dokumenten durch Platzhalter, lässt Sie eine Vorschau korrigieren und setzt danach die echten Angaben in das Dokument oder den Text der KI wieder ein. Das ist eine Pseudonymisierung: Mit der Zuordnungstabelle lässt sich der Text weiterhin der Person zuordnen.

• Was hinausgeht. Der Text des Dokuments geht im Klartext an die KI von Infomaniak, in der Schweiz gehostet (laut Infomaniak keine Aufbewahrung und kein Training), um zu erkennen, was zu maskieren ist. Die KI, die Sie danach verwenden, erhält nur die Fassung mit Platzhaltern. Per E-Mail läuft das Dokument beim Senden und bei der Antwort auch über Ihr E-Mail-Postfach, das ausserhalb der Schweiz gehostet sein kann.
• Was bleibt. Die Zuordnungstabelle und die anonymisierte Fassung (im Verlauf erneut herunterladbar), verschlüsselt, 90 Tage, danach gelöscht; Sie können sie jederzeit löschen. Die Sicherungen bewahren sie verschlüsselt bis zu 14 Tage länger auf.
• Was nie aufbewahrt wird. Das Originaldokument.
• Demo ohne Konto. Auch hier geht der Text an die KI von Infomaniak: Verwenden Sie am besten ein fiktives Dokument. Das Dokument wird nie aufbewahrt; die Zuordnungstabelle wird verschlüsselt und nur im Arbeitsspeicher bis 1 Stunde nach Ihrem letzten Dokument aufbewahrt.

Grenzen. Vollständig gescannte PDFs werden abgelehnt; gescannte Seiten eines gemischten PDF und Bildinhalte werden nicht anonymisiert. Alter, Zugangscode und Lebensgeschichte sind keine Kategorien. Auslassungen sind möglich, deshalb die Vorschau; eine Reidentifizierung durch Verknüpfung bleibt möglich. Das Werkzeug ersetzt weder die Regeln Ihres Heims noch das Gegenlesen noch eine Rechtsberatung. Siehe auch Was hinausgeht, was bleibt, wie lange und die Häufigen Fragen zu Maijin Shield.

Ausprobieren, dann eine Demo anfragen

Probieren Sie es ohne Konto mit einem kurzen fiktiven Dokument aus, um das Ergebnis zu sehen; für das Team fragen Sie eine Demo an: Das Angebot richtet sich nach der Anzahl Personen im Team.

Ein Gratisangebot gibt es nicht: Die Demo ohne Konto zeigt das Ergebnis an einem kurzen Dokument (etwa 3 Seiten). Die Angebote reichen von 10’000 bis 40’000 Seiten pro Monat, Ablage per E-Mail inbegriffen.

Mit einem fiktiven Dokument ausprobieren, ohne KontoDemo anfragen

Diese Seite enthält allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Für eine konkrete Situation wenden Sie sich an die Datenschutzberaterin oder den Datenschutzberater Ihrer Institution oder an eine Juristin bzw. einen Juristen.