KI im Pflegeheim und in der Spitex: Protokoll, Übergabe und Pflegebericht vorbereiten, ohne Bewohnende preiszugeben

Ein Protokoll der Fallbesprechung ins Reine schreiben, die Übergaben vom Wochenende zusammenfassen: Für solche Aufgaben wird oft ChatGPT genutzt. Dieser Ratgeber zeigt, was Sie aus solchen Schriftstücken entfernen, mit einem fiktiven Beispiel, Anweisungen zum Kopieren und einer Checkliste für das Team. Er sagt nicht, was zulässig ist: Dafür verweist er auf die offiziellen Quellen (Abschnitt «Offizielle Texte zu KI und Datenschutz»).

Die Schriftstücke der Pflegedokumentation, die man einer KI anvertraut

Vor allem lange, wiederkehrende Texte: Protokoll der Fallbesprechung, Übergabe und Rapport, Pflegebericht, Sturz- oder Ereignismeldung, Bericht an die Hausärztin oder den Heimarzt, Brief an Angehörige. Alle enthalten Namen, Daten und Gesundheitsangaben, die die KI für die Arbeit nicht braucht.

In der Spitex kommen Adresse, Stockwerk und der Code der Schlüsselbox dazu. Was Maijin Shield davon erkennt und wie es sich in die Tour einfügt, zeigt die Seite KI in der Spitex.

Was eine Bewohnerin oder einen Klienten ohne Namen erkennbar macht

Im Heim erkennt man eine Person auch ohne Namen: «die Frau von Zimmer 214, Eintritt im März, 97 Jahre, aus Guttannen» genügt dem Team und oft dem Dorf. Entfernen oder verallgemeinern Sie solche Details, wenn die KI sie nicht braucht.

Je mehr Details ein Dokument verbindet, desto leichter ist die Verknüpfung; im Zweifel verallgemeinern Sie. Mehr dazu im Abschnitt Indirekte Identifikatoren und Verknüpfung. Die direkten Identifikatoren (Namen, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Adresse, Telefon, Versichertenkarte, Bewohnernummer) stehen in der Checkliste.

Gesundheit, Beistandschaft, Religion

Diagnosen, Behandlungen, Patientenverfügung, Beistandschaften, Entscheide der KESB, Religion (zum Beispiel in der Palliativpflege), Sozialhilfe: Entscheiden Sie vor der KI, was für die Aufgabe lesbar bleiben muss. Wenn die KI-Analyse sie erkennt, erscheinen sie als [GESUNDHEIT_1], [JUSTIZ_1] (Kategorie «Gerichtsverfahren und Sozialhilfe»; ob eine Beistandschaft dort erkannt wird, hängt von der KI-Analyse ab) oder [RELIGION_1]. Mit der Stufe «Das Wesentliche» bleiben Vitalwerte, Laborwerte und Scores lesbar, Diagnosen und Medikamente bleiben maskiert. Mehr dazu: Diagnose behalten oder maskieren.

So bereiten Sie ein Schriftstück vor: 5 Schritte für das Pflegeteam

Fünf Schritte: Dokument vorbereiten, von Hand verallgemeinern, maskieren und Vorschau prüfen, Anweisung geben, echte Angaben zurückholen.

1. Vom vollständigen Dokument ausgehen (Protokoll in Word, PDF-Export aus der Pflegedokumentation mit Text, kein Scan) und nur den für die Aufgabe nötigen Teil senden.
2. Von Hand verallgemeinern, was das Tool nicht behandelt: Alter, Herkunftsort, Codes, seltene Ereignisse.
3. Durch Platzhalter ersetzen und die Vorschau prüfen. In der Vorschau lässt sich eine Angabe mit «Nicht maskieren» im Klartext lassen, mit «Typ ändern» einer anderen Kategorie zuordnen und mit «Vergessene Angabe maskieren» ergänzen. Zur Technik siehe die Methode, ein Word- oder PDF-Dokument vor ChatGPT zu anonymisieren.
4. Eine Anweisung geben, die die Platzhalter beibehält (Anweisungen zum Kopieren).
5. Echte Angaben zurückholen. Laden Sie das Dokument der KI hoch oder fügen Sie die Antwort als «Eingefügter Text» ein, bestätigen Sie mit «Echte Angaben einsetzen», prüfen Sie Fakten, grammatische Formen und Ton und legen Sie es dann wie jedes berufliche Schriftstück in der Pflegedokumentation ab.

Die Kontrolle bleibt bei der Person, die das Schriftstück unterzeichnet.

Fiktives Beispiel: ein Protokoll der Fallbesprechung vorher und nachher

Hier ein erfundener Auszug aus einem Protokoll, dann derselbe Text, wie er an die KI geht. Mit Stern markierte Platzhalter hängen von der KI-Analyse ab und werden in der Vorschau geprüft.

Das Beispiel ist illustrativ: Personen, Heim, Dorf und Nummern sind erfunden, und das genaue Ergebnis hängt vom Dokument und den Einstellungen ab. In einem Konto folgen die Nummern dem Register des Teams: Ein Platzhalter wie [PERSON_14] ist normal.

Vorher

Protokoll der interdisziplinären Fallbesprechung vom 08.10.2026, Alters- und Pflegeheim Föhrenmatt. Anwesend: Monika Brügger, Stationsleiterin, Dr. med. Thomas Kälin, Heimarzt, Reto Caflisch, Physiotherapeut.

Frau Hedwig Zumstein, 97 Jahre, Zimmer 214, Eintritt am 03.03.2025, stammt aus Guttannen. Sturz in der Nacht vom 5. auf den 6. Oktober, ohne Fraktur. Bekannte gemischte Demenz, Behandlung mit Donepezil. Eine Vertretungsbeistandschaft besteht.

Ihre Tochter, Ursula Zumstein (079 555 61 48, ursula.zumstein@example.ch), wünscht ein Gespräch mit Dr. Kälin.

Entscheid: Hedwig geht neu mit dem Rollator; Neubeurteilung durch Reto am 15.10.2026.

Nachher (zur Veranschaulichung)

Protokoll der interdisziplinären Fallbesprechung vom [DATUM_1], [ORGANISATION_1]*. Anwesend: [PERSON_1], Stationsleiterin, Dr. med. [PERSON_2], Heimarzt, [PERSON_3], Physiotherapeut.

Frau [PERSON_4], 97 Jahre, Zimmer [KENNNUMMER_1], Eintritt am [DATUM_2], stammt aus [ADRESSE_1]*. Sturz in der Nacht vom 5. auf den 6. Oktober, ohne Fraktur. Bekannte [GESUNDHEIT_1]*, Behandlung mit [GESUNDHEIT_2]*. Eine [JUSTIZ_1]* besteht.

Ihre Tochter, [PERSON_5] ([TELEFON_1], [EMAIL_1]), wünscht ein Gespräch mit Dr. [PERSON_2_NACHNAME].

Entscheid: [PERSON_4_VORNAME] geht neu mit dem Rollator; Neubeurteilung durch [PERSON_3_VORNAME] am [DATUM_3].

* Platzhalter, der von der Erkennung durch die KI-Analyse abhängt: in der Vorschau prüfen.

Was man darin sieht:

• Namen. Namen nach «Frau», «Dr. med.» oder mit einem häufigen Vornamen erkennen feste Regeln. «Kälin» allein wird zu [PERSON_2_NACHNAME], «Hedwig» allein zu [PERSON_4_VORNAME] und «Reto» zu [PERSON_3_VORNAME], abgeleitet von der Person: So erkennt ChatGPT, dass es dieselbe Person ist. «Ursula Zumstein» erhält einen eigenen Platzhalter, [PERSON_5]. Anreden bleiben lesbar.
• Hängt von der KI-Analyse ab (*). Name des Heims [ORGANISATION_1], Herkunftsort [ADRESSE_1], Diagnose und Medikament [GESUNDHEIT_1] und [GESUNDHEIT_2], Beistandschaft [JUSTIZ_1]. Fällt die KI-Analyse aus, bleiben sie im Klartext. Im Klartext bleiben in jedem Fall «97 Jahre», «ohne Fraktur», «Rollator» und die Funktionen.

Anweisung an die KI

Hier ist der Auszug aus einem Protokoll einer Fallbesprechung, in dem die Personendaten durch Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt sind, zum Beispiel [PERSON_1]. Schreibe das Protokoll auf einer Seite ins Reine: Situation, Entscheide, Zuständigkeiten, Termine. Übernimm alle Platzhalter unverändert, ohne sie zu übersetzen, zu ändern oder neue hinzuzufügen, und erfinde keine Angaben.

Zurückholen. Die KI gibt das Protokoll mit denselben Platzhaltern zurück; die echten Angaben setzen Sie wie in Schritt 5 ein. Mit einem fiktiven Dokument ausprobieren, ohne Konto.

Anweisungen zum Kopieren für die anderen Schriftstücke

Für das Zurückholen bitten Sie die KI um ein Word-Dokument oder kopieren Sie ihre Antwort. Ein Sturzbericht, aus dem ein Brief an die Angehörigen wird, steht auf der Seite KI im Alters- und Pflegeheim; ein Verlaufsbericht mit Adresse und Schlüsselbox auf der Seite KI in der Spitex.

Den Einsatz im Team festlegen: die Punkte, die zu entscheiden sind

Bevor das Team KI breit nutzt, lohnt es sich, einige praktische Punkte schriftlich festzulegen: welche Werkzeuge, für welche Schriftstücke, wer die Maskierung einstellt, wer gegenliest und wo das Ergebnis abgelegt wird. Was für Ihr Heim oder Ihre Spitex gilt, klären Sie mit der für den Datenschutz zuständigen Person oder der zuständigen Datenschutzbehörde.

• Welche KI-Werkzeuge und welche Konten nutzt das Team?
• Für welche Schriftstücke wird KI genutzt, und welche bleiben ohne KI?
• Wer bereitet die Dokumente vor, wer liest das Ergebnis gegen, bevor es gesendet oder abgelegt wird?
• Welche Angaben bleiben je nach Aufgabe lesbar (zum Beispiel Vitalwerte ja, Diagnosen nein)?
• Wo wird das endgültige Dokument abgelegt, und was geschieht mit der Datei mit Platzhaltern?
• Wie werden neue Mitarbeitende eingeführt (eine Demonstration an einem fiktiven Dokument)?
• Wem meldet man eine Auslassung (ein Name im Klartext)?
• An wen richtet man rechtliche Fragen (kantonale Datenschutzbehörde, Datenschutzberaterin oder -berater, Juristin oder Jurist, Verband)?

Wie die Einführung mit dem Werkzeug abläuft, zeigt der Abschnitt Im Team einführen der Lösung für Heime; für eine Spitex der Abschnitt Die Spitex einrichten.

Checkliste, bevor Sie ein Schriftstück aus Heim oder Spitex einer KI anvertrauen

Zehn Prüfungen, bei jedem Dokument, vor dem Senden und nach der Antwort.

1. ☐ Ich nutze das Werkzeug und das Konto, die die Institution gewählt hat.
2. ☐ Ich sende nur den für die Aufgabe nötigen Teil.
3. ☐ Namen und Vornamen sind ersetzt: Bewohnende, Klientinnen und Klienten, Angehörige, Ärztinnen und Ärzte, Mitarbeitende.
4. ☐ AHV-Nummer, Adresse, Telefon, E-Mail, Versichertenkarte, Bewohner- oder Klientennummer sind ersetzt.
5. ☐ Zimmernummer, Wohngruppe und Name der Abteilung sind maskiert.
6. ☐ Eintritts-, Geburts- und Spitaldaten sind ersetzt oder aufs Jahr gekürzt; Daten ohne Jahr sind geprüft.
7. ☐ Sehr hohes Alter, Herkunftsort und seltene Lebensgeschichte sind verallgemeinert; Codes von Schlüsselbox und Tür sind gelöscht.
8. ☐ Diagnosen, Behandlungen, Beistandschaft, Religion: maskiert, oder lesbar gelassen, weil die Aufgabe es verlangt.
9. ☐ Ich habe die Vorschau ganz gelesen, Kopf- und Fusszeilen und Tabellen inbegriffen.
10. ☐ Ich habe die Antwort gelesen (Fakten, grammatische Formen, Ton), bevor sie gesendet oder abgelegt wird.

Offizielle Texte zu KI und Datenschutz: EDÖB, BACS, privatim, Kanton Aargau

Dieser Ratgeber sagt nicht, was zulässig oder vorgeschrieben ist. Die offiziellen Texte sind hier mit Datum aufgeführt; was sie für Ihr Heim oder Ihre Spitex bedeuten, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberaterin oder Ihrem Datenschutzberater, Ihrer Juristin oder Ihrem Juristen oder der zuständigen Datenschutzbehörde (Adressliste bei privatim).

Auf seiner Seite «Künstliche Intelligenz (KI) im Alltag - Konkrete Beispiele» rät der EDÖB betroffenen Personen in den «Tipps für Betroffene», sich zu fragen, ob sie mit der Bearbeitung ihrer Daten unter den Bedingungen des Dienstes einverstanden sind, und andernfalls auf den Dienst zu verzichten oder, sofern dies für den konkreten Einsatz überhaupt möglich ist, die Personendaten vor der Eingabe in ein KI-gestütztes Programm zu entfernen. Wir ziehen daraus keine rechtliche Schlussfolgerung.

Auf seiner Seite «KI im Berufsalltag: Chancen nutzen, Daten schützen» vom 16. Oktober 2026 (Cyber Security Month, gemeinsam mit dem EDÖB) schreibt das Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) im Abschnitt «So gehen Sie bewusster mit KI-Tools um»: «Prüfen Sie vor jeder Eingabe, ob sensible oder persönliche Daten erwähnt sind, wie zum Beispiel Personendaten, Kundendaten oder Geschäftsgeheimnisse.» Es folgt: «Anonymisieren Sie diese.» Das BACS rät zudem, wenn möglich die Business- oder Enterprise-Version des Unternehmens statt privater Konten zu nutzen. Wir ziehen daraus keine rechtliche Schlussfolgerung.

Die Resolution von privatim richtet sich an öffentliche Organe.

Maijin Shield in der Pflegedokumentation: was hinausgeht, was bleibt

Maijin Shield wendet diese Methode auf Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und XML-Dokumente und eingefügten Text an: Es ersetzt die erkannten Angaben durch Platzhalter, lässt Sie die Vorschau korrigieren und setzt danach die echten Angaben in das Dokument oder den Text der KI wieder ein. Technisch ist das eine Pseudonymisierung: Mit der Zuordnungstabelle lässt sich der Text der Person weiterhin zuordnen.

• Was hinausgeht. Der Text des Dokuments geht im Klartext über eine verschlüsselte Verbindung an die KI von Infomaniak in der Schweiz (laut Infomaniak keine Speicherung und kein Training, eine Zusage, die wir nicht selbst überprüfen können), um zu erkennen, was zu maskieren ist. Die KI, der Sie das Dokument danach anvertrauen (ChatGPT, Claude, Copilot), sieht anstelle der erkannten Angaben nur Platzhalter. Bei der Ablage per E-Mail läuft das Dokument beim Senden und bei der Antwort auch über Ihr E-Mail-Postfach, das ausserhalb der Schweiz gehostet sein kann (Datenschutzerklärung).
• Was bleibt. Die Zuordnungstabelle, der Name der ursprünglichen Datei und die anonymisierte Fassung (im Verlauf erneut herunterladbar), verschlüsselt,90 Tage, danach gelöscht; Sie können sie jederzeit löschen. Die täglichen Sicherungen bewahren sie verschlüsselt bis zu 14 Tage länger auf.
• Was nie aufbewahrt wird. Das Originaldokument.
• Demo ohne Konto. Der Text geht ebenfalls an die KI von Infomaniak: Verwenden Sie am besten ein fiktives Dokument. Die Zuordnungstabelle bleibt verschlüsselt im Arbeitsspeicher, bis 1 Stunde nach dem letzten Dokument.

Grenzen. Ganz eingescannte PDF-Dokumente werden abgelehnt; gescannte Seiten und Bilder werden nicht anonymisiert. Alter, Codes und eine seltene Lebensgeschichte werden nicht maskiert; eine ausgeschriebene «Bewohnernummer» nur, wenn die KI-Analyse sie erkennt. Versehen sind möglich, und wir veröffentlichen keine Erkennungsrate: daher die Vorschau. Maijin Shield ersetzt weder das Gegenlesen noch die internen Regeln noch eine Rechtsberatung. Siehe auch Was hinausgeht, was bleibt, wie lange.

Angebote. Drei Angebote je nach Anzahl Personen im Team, mit 10’000 bis 40’000 Seiten pro Monat, Dokumente bis ca. 150 Seiten. Der Preis hängt von der Grösse des Teams ab: Die Demo ohne Konto zeigt das Ergebnis an einem kurzen Dokument, danach fragen Sie eine Demo an.

Mehr dazu: Häufige Fragen zu Maijin Shield.

Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich für eine konkrete Situation an die Datenschutzberaterin oder den Datenschutzberater Ihrer Institution oder an eine Juristin bzw. einen Juristen.