ChatGPT und Patientendaten: ein Dokument vorbereiten, bevor Sie es einer KI anvertrauen

Es ist verlockend, einen Austrittsbericht oder eine Verlaufsnotiz mit Patientendaten in ChatGPT einzufügen, um eine Stunde zu sparen. Dieser Ratgeber beschreibt eine Methode, um das Dokument vorher vorzubereiten, mit einem fiktiven Beispiel und einer Checkliste. Er sagt nicht, was zulässig ist: Dafür verweist er auf die Behörden und Berufsverbände (Abschnitt «Wo Sie die offiziellen Texte und Stellungnahmen finden»).

Was hinausgeht, wenn Sie ein Dokument in eine KI einfügen

Alles, was Sie einfügen oder hochladen, geht an den Anbieter der KI, mit den Namen, Daten und Diagnosen, die es enthält. Wo dieser Text verarbeitet wird, wie lange er aufbewahrt wird und ob er zum Training dient, hängt vom Anbieter und von Ihrem Abonnement ab.

Vier Fragen vor dem ersten Senden:

• In welchem Land wird der Text verarbeitet?
• Dient er zum Training der Modelle?
• Wie lange wird er aufbewahrt?
• Ist Ihr Konto ein Gratisangebot oder ein Unternehmensvertrag?

Lesen Sie die Bedingungen Ihres Abonnements, nicht die einer Werbebroschüre.

Eine Datei (Word, PDF) enthält auch Kopf- und Fusszeilen, Kommentare, Dateieigenschaften (Autorin, Autor) und manchmal Änderungen: Was auf dem Bildschirm nicht sichtbar ist, geht ebenfalls mit.

Was Sie in einem Patientendokument ersetzen

Ersetzen Sie die direkten Identifikatoren (Name, Adresse, AHV-Nummer, Telefon, E-Mail, Patientennummer) und die indirekten (genaue Daten, Angehörige, Ärztinnen und Ärzte, Spital, Praxis oder Heim, Orte, seltene Berufe). Entscheiden Sie dann je nach Aufgabe, ob Diagnosen und Behandlungen lesbar bleiben.

Die direkten Identifikatoren

Derselbe Wert behält im ganzen Dokument denselben Platzhalter; ein Wohnort, der in einer Adresse erkannt wurde, wird überall im Dokument maskiert.

Indirekte Identifikatoren und Verknüpfung

Den Namen zu entfernen genügt nicht. Eine PLZ, ein genaues Alter, eine seltene Diagnose und ein Spitaldatum können genügen, um jemanden in einem Dorf oder in einem Alters- und Pflegeheim mit vierzig Betten zu erkennen. Die KI-Broschüre der FMH von 2022 weist darauf hin, dass Personen durch Verknüpfung von Daten mit weiteren Daten unter Umständen reidentifizierbar sind. Denken Sie an Daten, Orte, Namen von Angehörigen, Ärztinnen und Ärzten, Arbeitgebern und an seltene Berufe; behalten Sie das Jahr statt des vollständigen Datums, wenn das Alter für die Aufgabe genügt.

Ein ausgeschriebenes Alter («84 Jahre alt») bleibt im Klartext, es gibt keinen Platzhalter dafür: Prüfen Sie es in der Vorschau. Für ein Alters- und Pflegeheim zeigt die Seite KI im Alters- und Pflegeheim an einem fiktiven Sturzbericht, was ohne Namen an die KI geht.

Diagnose behalten oder maskieren

Das ist ein Kompromiss. Wenn Sie alles maskieren, fehlt der KI der Inhalt, mit dem sie arbeiten soll; wenn Sie die Diagnose behalten, ist der Text nützlicher, aber heikler. Entscheiden Sie je nach Aufgabe: einen Brief umformulieren, einen Aufenthalt zusammenfassen, eine Synthese vorbereiten.

In Maijin Shield hat die Kategorie «Gesundheit» (Diagnosen, Behandlungen, Medikamente) zwei Stufen: «Alles maskieren» (auch Vitalwerte und Untersuchungsergebnisse) oder «Das Wesentliche» (Vitalwerte, Laborwerte und Scores bleiben für die KI lesbar). Die Einstellung erfolgt unter «Einstellungen», im Abschnitt «Zu maskierende Daten», durch die Administratorinnen und Administratoren des Teams (oder durch Sie selbst, wenn Sie allein arbeiten).

Die Methode in 5 Schritten

Legen Sie fest, was lesbar bleiben muss, ersetzen Sie den Rest durch Platzhalter, prüfen Sie die Vorschau, senden Sie die Fassung mit Platzhaltern mit einer klaren Anweisung und setzen Sie danach die echten Angaben ein, bevor Sie alles prüfen.

1. Aufgabe festlegen. Eine Zusammenfassung des Aufenthalts braucht keine AHV-Nummer; senden Sie nur die nötigen Passagen.
2. Identifikatoren durch Platzhalter ersetzen, von Hand (aufwendig und fehleranfällig) oder mit einem Tool; dieselbe Person behält denselben Platzhalter. Für Word- und PDF-Dokumente (Metadaten, Kopfzeilen, echtes Löschen im PDF) siehe den Ratgeber Ein Word- oder PDF-Dokument vor ChatGPT, Claude oder Copilot anonymisieren.
3. Vorschau prüfen. Ein Spitzname, ein falsch geschriebener Name, eine Abkürzung, Initialen oder ein Name in einer Kopfzeile oder Tabelle können durchrutschen.
4. Der KI eine Anweisung geben, die die Platzhalter beibehält: «Übernimm alle Platzhalter unverändert und erfinde keine Angaben.»
5. Zurückholen und prüfen. Legen Sie die Antwort der KI als Dokument ab oder fügen Sie sie als Text ein («Eingefügter Text»); per E-Mail geht es nur als Anhang. Die echten Angaben nehmen ihren Platz wieder ein. Die menschliche Kontrolle bleibt unverzichtbar.

Beispiel: ein fiktiver Austrittsbericht vorher und nachher

Hier ein erfundener Auszug aus einem Austrittsbericht, dann derselbe Text, wie er an die KI geht, mit Platzhaltern anstelle der Personen- und Gesundheitsdaten. Das Beispiel ist illustrativ: Das genaue Ergebnis hängt vom Dokument und von den Einstellungen ab, die Nummern der Platzhalter hängen von Ihren früheren Dokumenten ab (dieselbe Person behält in all Ihren Dokumenten denselben Platzhalter). Personen, Adresse, Nummern und Spital sind erfunden.

Vorher

Austrittsbericht

Frau Verena Baumgartner, geb. 14.03.1941, AHV 756.1234.5678.97, Patientennummer 48213, wohnhaft Musterweg 12, 3400 Burgdorf, war vom 02.09.2026 bis 09.09.2026 im Spital Talmatt hospitalisiert, wegen einer dekompensierten Herzinsuffizienz.

Ihre Tochter, Frau Sandra Baumgartner (079 123 45 67), wurde über den Austritt informiert. Verena nimmt ab dem Austritt wieder Furosemid. Blutdruck 128/82 mmHg.

Frau Baumgartner wünscht einen Anruf vor dem ersten Besuch der Spitex.

Kopie an: Dr. med. Ruth Imhof, Hausärztin

Nachher (illustrativ, Stufe «Alles maskieren»)

Austrittsbericht

Frau [PERSON_1], geb. [DATUM_1], AHV [AHV_1], Patientennummer [KENNNUMMER_1], wohnhaft [ADRESSE_1], war vom [DATUM_2] bis [DATUM_3] im [ORGANISATION_1] hospitalisiert, wegen einer [GESUNDHEIT_1].

Ihre Tochter, Frau [PERSON_2] ([TELEFON_1]), wurde über den Austritt informiert. [PERSON_1_VORNAME] nimmt ab dem Austritt wieder [GESUNDHEIT_2]. [GESUNDHEIT_3].

Frau [PERSON_3] wünscht einen Anruf vor dem ersten Besuch der Spitex.

Kopie an: Dr. med. [PERSON_4], Hausärztin

Was man darin sieht:

• Anreden. «Frau» und «Dr. med.» bleiben im Klartext, die KI erkennt weiterhin das Geschlecht.
• Vorname allein. «Verena» wird zu [PERSON_1_VORNAME], abgeleitet von [PERSON_1]: Die KI versteht, dass es dieselbe Person ist, und beim Zurückholen kommt das genaue Wort wieder.
• Nachname geteilt. «Baumgartner» allein gehört zwei Personen: Es bleibt maskiert, erhält aber einen eigenen Platzhalter, [PERSON_3]. Schreiben Sie in solchen Fällen den vollen Namen, sonst kann die KI nicht wissen, wer gemeint ist.
• Daten. Jedes Datum erhält einen eigenen Platzhalter, dasselbe Datum behält denselben.
• Was von der KI abhängt. Spital, Diagnose, Medikament und Blutdruck ([ORGANISATION_1], [GESUNDHEIT_1], [GESUNDHEIT_2], [GESUNDHEIT_3]) werden nur ersetzt, wenn die KI von Infomaniak sie erkennt. Fällt sie aus, bleiben «Spital Talmatt», «dekompensierten Herzinsuffizienz», «Furosemid» und «Blutdruck 128/82 mmHg» im Klartext. Daten, AHV-Nummer, Patientennummer, Adresse und Telefon erkennt Maijin Shield auch ohne die KI, in diesem Beispiel auch die Namen (dank «Frau», «Dr. med.» und bekannter Vornamen); ein Name ohne solche Hinweise hängt ebenfalls von der KI ab. Prüfen Sie alles in der Vorschau.
• Stufe «Das Wesentliche». «Blutdruck 128/82 mmHg» bliebe lesbar, Medikament und Diagnose blieben maskiert.
• Funktionen bleiben lesbar. «Spitex» und «Hausärztin» sind Funktionen, keine Personen. Was bei einem Einsatz zu Hause dazukommt (Adresse, Schlüsselbox, Nachbarn), zeigt die Seite zu Datenschutz in der Spitex mit KI.
• Was das Beispiel nicht zeigt. Alter, Beruf und Dorf können im Klartext bleiben, wenn sie nicht erkannt werden: daher die Vorschau.

Anweisung an die KI

Hier ist ein Austrittsbericht, in dem die Personendaten durch Platzhalter in eckigen Klammern ersetzt sind, zum Beispiel [PERSON_1]. Fasse ihn in drei Zeilen für die Hausärztin zusammen. Übernimm alle Platzhalter unverändert, ohne sie zu übersetzen, zu ändern oder neue hinzuzufügen, und erfinde keine Angaben.

Zurückholen. Die KI gibt eine Zusammenfassung mit denselben Platzhaltern zurück. Fügen Sie sie unter «Echte Angaben zurückholen» als «Eingefügter Text» ein und klicken Sie auf «Echte Angaben einsetzen», oder legen Sie das Dokument der KI ab (Word, Excel, PDF). Das Originaldokument wird in der Regel automatisch erkannt (im Zweifel wählen Sie es), auch wenn die KI auf Französisch, Italienisch oder Englisch geantwortet hat. Prüfen Sie danach die grammatischen Formen. Mit einem fiktiven Dokument ausprobieren, ohne Konto.

Checkliste, bevor Sie ein Patientendokument einer KI anvertrauen

Acht praktische Prüfungen, bei jedem Dokument, vor dem Senden und nach der Antwort der KI.

1. ☐ Das KI-Tool und das Konto sind jene, die meine Institution gewählt hat.
2. ☐ Ich weiss, was die Aufgabe verlangt, und sende nur die nötigen Passagen.
3. ☐ Namen, Vornamen, Spitznamen und Initialen sind ersetzt, auch von Angehörigen, Ärztinnen und Ärzten und vom Personal.
4. ☐ Adresse, PLZ, Telefon, E-Mail, AHV-Nummer und Patientennummer sind ersetzt.
5. ☐ Genaue Daten sind ersetzt oder aufs Jahr reduziert, wenn das Alter genügt.
6. ☐ Spital, Praxis, Heim, Arbeitgeber, Orte und seltene Berufe sind ersetzt oder verallgemeinert.
7. ☐ Ich habe die ganze Vorschau gelesen, auch Kopf- und Fusszeilen und Tabellen.
8. ☐ Ich habe die Antwort der KI vor jeder Verwendung gelesen und geprüft, dass sie nichts erfindet.

Wo Sie die offiziellen Texte und Stellungnahmen finden

Dieser Ratgeber sagt nicht, was zulässig ist. Die offiziellen Texte und Stellungnahmen sind hier mit ihrem Datum aufgeführt; was sie für Ihre Praxis oder Ihre Institution bedeuten, klären Sie mit Ihrer Juristin bzw. Ihrem Juristen, Ihrer Datenschutzberaterin bzw. Ihrem Datenschutzberater, der kantonalen Datenschutzbehörde oder Ihrem Berufsverband.

privatim veröffentlicht die Liste der Datenschutzbehörden von Bund, Kantonen und Gemeinden.

Auf seiner Seite «Künstliche Intelligenz (KI) im Alltag - Konkrete Beispiele» rät der EDÖB betroffenen Personen in den «Tipps für Betroffene», die Bedingungen eines KI-Dienstes nur zu akzeptieren, wenn sie damit einverstanden sind, und andernfalls auf den Dienst zu verzichten oder, sofern dies für den konkreten Einsatz überhaupt möglich ist, die Personendaten vor der Eingabe in ein KI-gestütztes Programm zu entfernen. Wir ziehen daraus keine rechtliche Schlussfolgerung.

Andere Wege, mit KI an Patientendossiers zu arbeiten

Vor dem Senden zu maskieren ist nur einer der Wege. Es gibt auch auf das Gesundheitswesen ausgerichtete KI-Lösungen, KI mit Unternehmensvertrag oder intern installierte KI; die Wahl treffen Sie mit Ihrer Juristin bzw. Ihrem Juristen und Ihrer Informatik.

• Auf das Gesundheitswesen ausgerichtete KI. Es gibt KI-Lösungen, die speziell für das Gesundheitswesen angeboten werden; Anbieter und Bedingungen unterscheiden sich, und die Prüfung gehört zur Wahl mit Ihrer Juristin bzw. Ihrem Juristen und Ihrer Informatik.
• KI mit Unternehmensvertrag. Vertrag sowie Einstellungen zu Aufbewahrung und Training: mit Ihrer Informatik und Ihrer Juristin bzw. Ihrem Juristen prüfen.
• Lokale KI. Ein Beitrag der Berner Fachhochschule (BFH) vom 9. Februar 2026 stellt einen mit der OST Ostschweizer Fachhochschule entwickelten Prototyp vor, der beim Verfassen von Aktennotizen in der Sozialen Arbeit hilft; Speech-to-Text und Sprachmodell laufen in einer vollständig lokalen Installation auf den Dienstrechnern, ohne externe Server- und Cloud-Anbindung. Der Beitrag weist darauf hin, dass es auch bei diesem Prototyp KI-generierte «Halluzinationen» gibt (Beitrag der BFH).

Diese Wege lassen sich mit der oben beschriebenen Vorbereitung kombinieren.

Mit Maijin Shield: was hinausgeht, was bleibt

Maijin Shield wendet diese Methode auf Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und XML-Dokumente an: Es ersetzt die erkannten Angaben durch Platzhalter, lässt Sie die Vorschau korrigieren und setzt danach die echten Angaben in das Dokument oder den Text der KI wieder ein. Technisch ist das eine Pseudonymisierung: Mit der Zuordnungstabelle lässt sich der Text der Person weiterhin zuordnen.

• Was hinausgeht. Das Dokument wird im Arbeitsspeicher unseres Servers in der Schweiz (Infomaniak) gelesen; sein Text geht im Klartext über eine verschlüsselte Verbindung an die KI von Infomaniak in der Schweiz (laut Infomaniak keine Speicherung und kein Training, eine Zusage, die wir nicht selbst überprüfen können), um zu erkennen, was zu maskieren ist. Die KI, der Sie das Dokument danach anvertrauen (ChatGPT, Claude, Copilot), sieht anstelle der erkannten Angaben nur Platzhalter; die KI von Infomaniak dagegen erhält den Text im Klartext. Die Maijin Sàrl handelt als Auftragsbearbeiterin; der Auftragsbearbeitungsvertrag ist Teil der AGB (Datenschutzerklärung).
• Was bleibt. Die Zuordnungstabelle, der Name der ursprünglichen Datei und die anonymisierte Fassung (im Verlauf erneut herunterladbar), verschlüsselt, dazu ein Fingerabdruck des anonymisierten Textes, der ihn nicht rekonstruieren lässt: 90 Tage, danach gelöscht; Sie können sie jederzeit löschen. Die täglichen Sicherungen werden 14 Tage aufbewahrt, verschlüsselte Daten inbegriffen: Eine gelöschte Angabe verschwindet spätestens 14 Tage später daraus.
• Was nie aufbewahrt wird. Das Originaldokument.
• Zurückholen. Nur die Person, die ein Dokument anonymisiert hat, kann seine echten Angaben zurückholen, auch in einem Team, und nur solange sie Mitglied des Teams ist.
• Demo ohne Konto. Der Text geht ebenfalls an die KI von Infomaniak: Verwenden Sie am besten ein fiktives Dokument. Das Dokument wird nicht aufbewahrt; die Zuordnungstabelle bleibt verschlüsselt im Arbeitsspeicher, bis 1 Stunde nach dem letzten Dokument, damit Sie das Zurückholen ausprobieren können.

Grenzen. Es ist eine Pseudonymisierung: Die Verknüpfung bleibt möglich. Versehen sind möglich, und wir veröffentlichen keine Erkennungsrate: daher die Vorschau. Maijin Shield ersetzt weder die menschliche Kontrolle noch die interne Weisung noch eine Rechtsberatung. Siehe auch Was hinausgeht, was bleibt, wie lange.

Angebote. Drei Angebote je nach Anzahl Personen im Team, mit 10’000 bis 40’000 Seiten pro Monat, Dokumente bis ca. 150 Seiten. Der Preis hängt von der Grösse des Teams ab: Die Demo ohne Konto zeigt das Ergebnis an einem kurzen Dokument, danach fragen Sie eine Demo an.

Mehr dazu: Häufige Fragen zu Maijin Shield und Maijin Shield in Kürze.

Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich für eine konkrete Situation an die Datenschutzberaterin oder den Datenschutzberater Ihrer Institution oder an eine Juristin bzw. einen Juristen.