In der Schweiz verarbeitet · Originaldokumente werden nie aufbewahrt · 0 Tracker von DrittenZuordnungstabellen und anonymisierte Fassungen verschlüsselt, nach 90 Tagen gelöscht
Maijin Shield

Häufige Fragen zu Maijin Shield

Verfasst vom Team der Maijin Sàrl, Genf · Veröffentlicht am

Kurz gesagt

Maijin Shield ersetzt die Personendaten in Ihren Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und XML-Dokumenten durch Platzhalter wie [PERSON_1], bevor Sie sie einer KI anvertrauen, und setzt danach die echten Angaben wieder ein. Technisch ist das eine Pseudonymisierung: Der Text wird von der KI von Infomaniak in der Schweiz analysiert, das Originaldokument wird nie aufbewahrt, die Zuordnungstabelle und die anonymisierte Fassung verschlüsselt 90 Tage.

Das Prinzip

Maijin Shield ersetzt die Personendaten eines Dokuments durch lesbare Platzhalter, Sie vertrauen dieses Dokument der KI Ihrer Wahl an, und Maijin Shield setzt danach die echten Angaben in das Dokument oder den Text der KI wieder ein. Sie behalten die Kontrolle: Eine Vorschau zeigt vor jedem Download, was erkannt wurde.

Was macht Maijin Shield?

Maijin Shield ist ein Schweizer Dienst, der Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und XML-Dokumente anonymisiert, bevor Sie sie einer KI wie ChatGPT, Claude oder Copilot anvertrauen, und anschliessend die echten Angaben in das von der KI zurückgegebene Dokument wieder einsetzt. Sie laden das Dokument hoch, prüfen eine Vorschau der erkannten Angaben, laden dasselbe Dokument mit Platzhaltern anstelle der Angaben herunter und vertrauen es dann Ihrer KI an. Maijin Shield wird von der Maijin Sàrl, Genf (UID CHE-300.778.667), herausgegeben. Maijin Shield in Kürze: Herausgeberin, Hosting, Eckdaten.

Ist das eine Anonymisierung oder eine Pseudonymisierung?

Technisch gesehen pseudonymisiert Maijin Shield: Die KI sieht nur Platzhalter wie [PERSON_1], und nur die Person, die ein Dokument anonymisiert hat, kann dessen echte Angaben wiederherstellen. Pseudonymisierte Daten bleiben Personendaten für alle, die die Zuordnungstabelle besitzen, also für die Maijin Sàrl und für Sie. Die Definition der Personendaten steht in Art. 5 Bst. a DSG. Das Wort «anonymisieren» wird im allgemeinen Sprachgebrauch verwendet.

Wie sehen die Platzhalter aus, und versteht die KI den Text noch?

Jede Angabe wird durch einen Platzhalter ersetzt, der ihren Typ und eine Nummer nennt: [PERSON_1], [DATUM_2], [GESUNDHEIT_1], [AHV_1]. Derselbe Wert erhält im ganzen Dokument denselben Platzhalter, und ein einzelner Vorname oder Nachname erhält einen von der Person abgeleiteten Platzhalter ([PERSON_1_VORNAME], [PERSON_1_NACHNAME]). Die KI versteht so, wer im Text was tut, ohne zu wissen, wer die Person ist, etwa in «[PERSON_1] kommt wegen [GESUNDHEIT_1] in die Sprechstunde». Wie Sie ein Dokument von Hand oder mit dem Tool vorbereiten, zeigt der Ratgeber Ein Word- oder PDF-Dokument vor ChatGPT, Claude oder Copilot anonymisieren.

Erscheinen die Platzhalter auf Deutsch, also [PERSON_1] statt [PERSONNE_1]?

Ja. Die Platzhalter erscheinen in der Sprache Ihres Kontos: auf Deutsch [PERSON_1], [PERSON_1_VORNAME], [PERSON_1_NACHNAME], [AHV_1], [PLZ_1], [DATUM_1] oder [GESUNDHEIT_1]. Die Sprache des Kontos wird beim ersten Besuch Ihres Bereichs festgelegt (Sprache der Seite); Sie ändern sie oben im Bereich mit FR, DE, IT oder EN. Beim Zurückholen erkennt Maijin Shield die Platzhalter aller vier Sprachen, auch wenn die KI auf Französisch oder Englisch antwortet.

Wie erhalte ich die echten Angaben in der Antwort der KI zurück?

Legen Sie unter «Echte Angaben zurückholen» das Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder XML-Dokument ab, das die KI Ihnen zurückgegeben hat. Hat die KI im Chat geantwortet, wählen Sie «Eingefügter Text» und fügen Sie ihre Antwort ein. Maijin Shield erkennt das Originaldokument selbst und setzt anstelle der Platzhalter die echten Angaben wieder ein; einen eingefügten Text erhalten Sie zum Kopieren zurück. Bitten Sie die KI, die Platzhalter unverändert zu lassen: Ein veränderter oder gelöschter Platzhalter kann nicht ersetzt werden. Prüfen Sie danach das Ergebnis: Die KI kannte die echten Personen nicht, grammatische Formen (zum Beispiel «der Mitarbeiter» für eine Frau) müssen eventuell angepasst werden. Das Zurückholen zählt nicht zum Seitenkontingent.

Was maskiert wird

Standardmässig wird alles maskiert, was Maijin Shield erkennt: Identität, Kontaktangaben, Nummern, Daten und besonders schützenswerte Personendaten. Sie prüfen die Vorschau vor dem Download, und Ihr Team kann bestimmte Kategorien im Klartext lassen. Die Erkennung ist automatisch und kann sich irren, deshalb die Vorschau.

Welche Daten werden maskiert?

Standardmässig alles, was erkannt wird: Vor- und Nachnamen, Postadressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Daten, AHV-Nummern, IBAN, Identifikationsnummern (Reisepass, Identitätskarte, Kontrollschild, Personalnummer, Patientennummer, Nummer des elektronischen Patientendossiers EPR-SPID oder MPI-ID, GLN einer Gesundheitsfachperson), technische Kennungen (IP-Adressen, Server- und Rechnernamen, Benutzerkonten) sowie Arbeitgeber und Organisationen mit Bezug zu einer Person. Dazu kommen Gesundheit, ethnische Herkunft, religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten, Betreibungen und Verurteilungen sowie Massnahmen der sozialen Hilfe. Die Liste der besonders schützenswerten Personendaten steht in Art. 5 Bst. c DSG.

Kann man ohne jede Rückgabe anonymisieren?

Ja. Deaktivieren Sie beim Anonymisieren «Echte Angaben später zurückholen können»: Es wird keine Zuordnungstabelle gespeichert, und die Platzhalter haben die Form [PERSON_A], die Maijin Shield nie erkennt, um Angaben zurückzusetzen. Nützlich, wenn ein Dokument die Organisation ohne Rückweg verlassen muss, aus rechtlichen oder vertraglichen Gründen. Der Vorgang wird im Audit-Journal festgehalten, ohne jeden Inhalt.

Kann man bestimmte Daten im Klartext lassen?

Ja, auf zwei Wegen. Für das ganze Team: Unter «Einstellungen» › «Zu maskierende Daten» wählen die Administratoren (oder die Inhaberin bzw. der Inhaber eines Kontos ohne Team) die Kategorien ab, die im Klartext bleiben sollen. Für ein einzelnes Dokument: In der Vorschau genügt ein Klick auf eine hervorgehobene Angabe, um «Nicht maskieren» zu wählen oder den Typ mit «Typ ändern» zu ändern. Unser Rat: Lassen Sie nur im Klartext, was die KI wirklich braucht.

Und wenn das Tool einen Namen übersieht oder einen zu viel maskiert?

Das ist möglich: Die Erkennung ist automatisch und nicht fehlerfrei, und wir veröffentlichen keine Erkennungsrate. Dafür gibt es die Vorschau: Markieren Sie ein vergessenes Wort («Vergessene Angabe maskieren»), und es verschwindet im ganzen Dokument; klicken Sie auf eine zu viel maskierte Angabe und wählen Sie «Nicht maskieren». Bei der Ablage per E-Mail gibt es keine Vorschau: Lesen Sie das erhaltene Dokument durch, bevor Sie es einer KI anvertrauen.

Werden Vitalwerte und Laborwerte maskiert?

Ja, standardmässig. Bei der Gesundheit wählt das Team zwischen «Alles maskieren» (Standard) und «Das Wesentliche»: Im zweiten Fall bleiben Vitalwerte, Laborwerte und Scores für die KI lesbar, während Diagnosen, Behandlungen und Medikamente maskiert bleiben. Eine Zahl, die zu einer Diagnose oder einem Medikament gehört (zum Beispiel «Diabetes Typ 2»), bleibt maskiert.

Kann man eine Person in einem anonymisierten Dokument trotzdem wiedererkennen?

Ja, durch Verknüpfung. Eine PLZ, ein Alter und eine seltene Diagnose können auch ohne Namen genügen. Maskieren Sie im Zweifel grosszügig und entfernen Sie aus dem Dokument, was für die Aufgabe nicht nötig ist. Die Grenzen des Dienstes beschreibt die Seite Sicherheit: was hinausgeht, was bleibt, wo die Grenzen liegen.

Formate und Nutzung im Alltag

Maijin Shield verarbeitet Word-Dokumente (.docx), Excel-Dateien (.xlsx), PowerPoint-Präsentationen (.pptx), PDF- und XML-Dateien sowie eingefügten Text (E-Mail, Auszug aus Google Docs) bis 20 MB, hochgeladen im Online-Bereich oder per E-Mail weitergeleitet. Das anonymisierte Dokument geben Sie dann der KI, die Sie bereits nutzen (ChatGPT, Claude, Copilot oder eine andere): Maijin Shield verbindet sich nicht mit ihr.

Welche Dokumente kann ich hochladen?

Word-Dokumente (.docx), Excel-Dateien (.xlsx) und PDF bis 20 MB und ca. 150 Seiten. Ein altes .doc oder .xls speichern Sie zuerst in Word als .docx bzw. in Excel als .xlsx. Ein PDF, das nur aus gescannten Seiten besteht, wird abgelehnt, und Bildinhalte werden nie analysiert: In der Vorschau können Sie die Bilder aus dem Dokument entfernen. Im PDF wird der maskierte Text tatsächlich gelöscht, nicht mit einem schwarzen Rechteck überdeckt.

Funktioniert Maijin Shield mit Dokumenten auf Deutsch?

Ja, die Oberfläche, die Platzhalter und die Antworten per E-Mail sind auf Deutsch verfügbar. Die festen Regeln kennen Schweizer Formate wie AHV-Nummer, IBAN CH, PLZ mit Ort und Telefonnummern sowie deutschsprachige Angaben wie «21. Juni 1939» oder Strassennamen wie «Rychenbergstrasse 45»; dazu kommen offizielle Schweizer Listen (Ortschaften, Familiennamen, Vornamen). Die übrige Erkennung übernimmt die KI von Infomaniak. Wie in jeder Sprache kann sie sich irren: Prüfen Sie die Vorschau.

Mit welcher KI kann ich das anonymisierte Dokument nutzen?

Mit der KI, die Sie bereits nutzen: ChatGPT, Claude, Copilot, Le Chat von Mistral oder einer anderen. Maijin Shield verbindet sich mit keiner dieser KI: Sie laden das anonymisierte Dokument herunter und vertrauen es ihr selbst an, als Datei oder indem Sie seinen Text kopieren. Um die echten Angaben zurückzuerhalten, legen Sie das Dokument der KI ab oder fügen Sie ihre Antwort als Text ein, jeweils mit unveränderten Platzhaltern. Prüfen Sie auch die Nutzungsbedingungen der gewählten KI und die interne Weisung Ihrer Organisation.

Wie funktioniert die Ablage per E-Mail?

Jede Person hat eine persönliche Adresse für die Ablage per E-Mail, sichtbar unter «Einstellungen». Leiten Sie an diese Adresse eine E-Mail mit dem Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder XML-Dokument im Anhang weiter (bis zu 5 Anhänge): Die anonymisierte Version kommt in der Regel innerhalb weniger Minuten zurück, ausschliesslich an die Adresse Ihres Kontos. Leiten Sie auf dieselbe Weise das von der KI zurückgegebene Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder XML-Dokument weiter, um die echten Angaben zurückzuholen. Ein in den E-Mail-Text eingefügter Text wird nicht verarbeitet: Fügen Sie ihn im Bereich unter «Echte Angaben zurückholen» ein. Es werden nur E-Mails von der Adresse des Kontos verarbeitet, alles Erkannte wird maskiert (ohne Vorschau), und die erhaltene E-Mail wird gelöscht, sobald sie verarbeitet ist. Das Dokument läuft zudem auf dem Hin- und Rückweg über Ihr eigenes E-Mail-System (das zurückgegebene Dokument enthält dann die echten Angaben); dieses kann ausserhalb der Schweiz gehostet sein.

Daten und Sicherheit

Der Text des Dokuments wird an das KI-Modell von Infomaniak in der Schweiz gesendet; das Originaldokument wird nie aufbewahrt; nur die Zuordnungstabelle und die anonymisierte Fassung werden verschlüsselt aufbewahrt, 90 Tage. Alle Einzelheiten, auch zum einzigen Dienstleister ausserhalb der Schweiz, stehen auf der Seite Sicherheit.

Was geht an eine KI, und an welche?

Für die Erkennung wird der Text des Dokuments im Klartext, über eine verschlüsselte Verbindung, an KI-Modelle gesendet, die Infomaniak in der Schweiz hostet (laut Infomaniak keine Speicherung und kein Training, eine Zusage, die wir nicht selbst überprüfen können). Die KI, der Sie das anonymisierte Dokument anvertrauen (ChatGPT, Claude, Copilot …), erhält danach nur die Version mit Platzhaltern, sowie die Angaben, die Sie im Klartext gelassen haben. Was hinausgeht, was bleibt, wie lange: Die Einzelheiten stehen auf der Seite Sicherheit.

Was wird aufbewahrt, und wie lange?

Das Originaldokument wird nie aufbewahrt. Nur die Zuordnungstabelle und die anonymisierte Fassung des Dokuments (unter «Meine Dokumente» erneut herunterladbar) werden verschlüsselt aufbewahrt, 90 Tage lang, und danach gelöscht; sie können jederzeit gelöscht werden. Mit der Tabelle werden der Dateiname (verschlüsselt) und ein Fingerabdruck des anonymisierten Textes aufbewahrt, der zum Erkennen des Dokuments dient. Die Backups der Datenbank enthalten sie, weiterhin verschlüsselt, bis zu 14 Tage länger. Unter «Meine Dokumente» können Sie ein Dokument jederzeit löschen. Die übrigen Daten (Konto, Statistiken ohne Inhalt, Abrechnung) sind in der Datenschutzerklärung und auf der Seite Sicherheit beschrieben.

Wo werden die Daten verarbeitet, und welche Dienstleister sitzen ausserhalb der Schweiz?

Dokumente und KI werden in der Schweiz verarbeitet, bei Infomaniak (Hosting, Datenbank, KI-Modelle, Postfach der Ablage per E-Mail), und alle unsere E-Mails (Anmeldung, Einladungen, Benachrichtigungen, Antworten der Ablage) werden über das E-Mail-System von Infomaniak in der Schweiz versendet. Nur ein Dienstleister sitzt ausserhalb der Schweiz: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, und Stripe, LLC, USA) wickelt die Zahlungen für die Abonnements ab; es erhält weder ein Dokument noch eine vom Tool verarbeitete Angabe.

Wer kann die echten Angaben eines Dokuments zurückholen?

Nur das Konto, das es anonymisiert hat, auch in einem Team, und nur solange es Mitglied des Teams ist: Kolleginnen und Kollegen können die echten Angaben Ihrer Dokumente nicht zurückholen, und die Administratoren sehen nur den anonymisierten Dateinamen, das Datum und die Adresse der Person, die es anonymisiert hat. Die Tabelle ist mit AES-256-GCM verschlüsselt, der Schlüssel liegt ausserhalb der Datenbank, und sie ist an ihr Dokument und an ihre Autorin bzw. ihren Autor gebunden. Es ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Der Server von Maijin verfügt über den Schlüssel, weil er Ihnen die echten Angaben zurückgeben muss; er entschlüsselt die Tabelle nur, um die echten Angaben in das einzusetzen, was die KI Ihnen zurückgegeben hat.

Kann man einen Vertrag über die Auftragsbearbeitung abschliessen?

Ja: Der Auftragsbearbeitungsvertrag ist Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen; er gilt für jedes Abonnement und wird mit ihnen beim Abschluss akzeptiert. Der Text von Art. 9 DSG («Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter») ist auf Fedlex einsehbar; Ihre Datenschutzberaterin oder Ihr Datenschutzberater sagt Ihnen, was Sie brauchen.

Angebote und Konto

Drei Angebote, je nach Anzahl Personen im Team: Unternehmen 1–49 (1 bis 49 Personen), Unternehmen 50–299 (50 bis 299 Personen) und Unternehmen 300+ (ab 300 Personen). Ein Gratisangebot gibt es nicht: Die Demo auf der Startseite zeigt das Ergebnis an einem kurzen Dokument, ohne Konto.

Was kostet Maijin Shield?

Der Preis hängt von der Grösse Ihres Teams ab: Wir nennen ihn Ihnen bei einer Demo oder auf Anfrage. Drei Angebote: Unternehmen 1–49 (1 bis 49 Personen): 10’000 Seiten pro Monat; Unternehmen 50–299 (50 bis 299 Personen): 20’000 Seiten pro Monat; Unternehmen 300+ (ab 300 Personen): 40’000 Seiten pro Monat. Das Angebot richtet sich nach der Anzahl Mitglieder des Teams, offene Einladungen inbegriffen; alle Angebote nehmen Dokumente bis ca. 150 Seiten an und bewahren die Zuordnungstabelle 90 Tage auf. Die Bezahlung erfolgt mit Karte oder auf Rechnung, ohne Testphase, und das Abonnement ist jederzeit kündbar, aktiv bis zum Ende der bezahlten Periode. Ohne Angebot kann ein Konto die echten Angaben bereits anonymisierter Dokumente weiterhin zurückholen. Fragen Sie eine Demo an auf der Seite Preise.

Sind die Preise in Schweizer Franken, und ist die MWST inbegriffen?

Die Preise sind in Schweizer Franken und verstehen sich exkl. MWST; die Schweizer MWST von 8,1 % kommt hinzu. Den Preis Ihres Angebots nennen wir Ihnen bei einer Demo oder auf Anfrage. Sie erhalten bei jeder Fälligkeit eine Rechnung per E-Mail, mit MWST und Ihrer UID-Nummer, wenn Sie diese angeben. Für eine Zahlung auf Rechnung schreiben Sie an contact@maijin.ch.

Kann ich es ohne Konto ausprobieren?

Ja: Auf der Startseite anonymisiert die Demo ohne Konto ein kurzes Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- oder XML-Dokument (rund 6’000 Zeichen). So probieren Sie den Dienst aus: Es gibt weder ein Gratisangebot noch eine Testphase. Wie im Bereich wird der Text an die KI von Infomaniak in der Schweiz gesendet: Verwenden Sie am besten ein fiktives oder ein Testdokument. Das Dokument wird nie aufbewahrt; die Zuordnungstabelle bleibt verschlüsselt und nur im Arbeitsspeicher, bis 1 Stunde nach dem letzten Dokument, damit Sie auch die Rückgabe der echten Angaben ausprobieren können. Die Ablage per E-Mail setzt ein Konto voraus. Für die dauerhafte Nutzung brauchen Sie ein Konto und ein Angebot. Das Konto wird von unserem Team nach einer Demo eröffnet oder von der Administration Ihres Teams, die Sie einlädt; es braucht nur Ihre E-Mail-Adresse, ohne Passwort (Anmeldelink per E-Mail).

Wie funktioniert die Arbeit im Team?

Ein Konto gehört zu einem einzigen Team, das Sie unter «Einstellungen» › «Team» mit «Team erstellen» anlegen; Kolleginnen und Kollegen laden Sie per E-Mail ein («Kollegin oder Kollegen einladen»). Angebot (gewählt nach der Anzahl Mitglieder, offene Einladungen inbegriffen), Seitenkontingent und Maskierungseinstellungen gelten für das Team und werden von seinen Administratoren festgelegt; jede Person holt nur die echten Angaben ihrer eigenen Dokumente zurück, solange sie Mitglied des Teams ist. Die Seiten werden bei der Anonymisierung gezählt: echte Seiten bei einem PDF, eine Seite pro 3’000 Zeichen bei einem Word- oder Excel-Dokument.

Maijin Shield in einer Organisation einsetzen

Maijin Shield ist dafür konzipiert, Ihnen zu helfen, das DSG einzuhalten, indem es verringert, was die KI sieht. Es ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die interne Weisung Ihrer Organisation noch die Kontrolle durch einen Menschen; die offiziellen Quellen sind jene des EDÖB und von Fedlex.

Genügt Maijin Shield, um bei der Nutzung von KI das DSG einzuhalten?

Diese Frage können wir nicht an Ihrer Stelle beantworten: Die Beurteilung Ihrer Situation obliegt Ihrer Datenschutzberaterin, Ihrem Datenschutzberater oder Ihrer Rechtsberatung. Maijin Shield ist dafür konzipiert, Ihnen zu helfen, das DSG einzuhalten: Es verringert stark, was der KI-Anbieter sieht. Die Fakten, die Sie dafür kennen sollten: Der Text geht im Klartext an die KI von Infomaniak in der Schweiz, das Originaldokument wird nie aufbewahrt, die Zuordnungstabelle und die anonymisierte Fassung werden verschlüsselt 90 Tage aufbewahrt (Backups bis zu 14 Tage länger), es handelt sich um Pseudonymisierung, und auf Anfrage kann ein Vertrag über die Auftragsbearbeitung abgeschlossen werden. Der Dienst ersetzt weder eine Rechtsberatung noch die interne Weisung Ihrer Organisation noch die Kontrolle durch einen Menschen.

Wo finde ich die offiziellen Quellen zu KI und Datenschutz?

Der Text des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) steht auf Fedlex. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) veröffentlicht die Seite «KI und Datenschutz» und konkrete Beispiele: Der EDÖB rät betroffenen Personen in seinen Tipps zur KI im Alltag, die Nutzungsbedingungen nur zu akzeptieren, wenn sie damit einverstanden sind, und andernfalls auf die Dienste zu verzichten oder, sofern dies für den konkreten Einsatz möglich ist, die Personendaten vor der Eingabe in ein KI-gestütztes Programm zu entfernen. Der Bundesrat hat das EJPD am 12. Februar 2025 beauftragt, bis Ende 2026 eine Vernehmlassungsvorlage für neue Regeln für die Nutzung von KI zu erarbeiten (Seite des Bundesamts für Justiz). Für eine öffentliche Institution oder bei einem Berufsgeheimnis ergänzen die zuständige kantonale Behörde oder der Berufsverband diese Quellen.

Quellen

Diese Seite gibt allgemeine Informationen und stellt keine Rechtsberatung dar. Wenden Sie sich für eine konkrete Situation an die Datenschutzberaterin oder den Datenschutzberater Ihrer Organisation oder an eine Juristin bzw. einen Juristen.